Laptop und Schreibwaren

Professionelle Hilfe beim Aufräumen

Systematische Struktur auf dem Schreibtisch

Ob Privatunterlagen im Homeoffice oder Aufräumsorgen im geschäftlichen Büroumfeld, eine ordentliche, aufgeräumte Büroorganisation wird den geforderten Arbeitsergebnissen und Deiner Gesundheit gerecht.

 

Papierstapel, Zettelwirtschaft, Haftnotizen und volle Ablagekästchen, wohin man schaut? Was hier fehlt, sind praktische, nachvollziehbare Ordnungssysteme und der Weg in ein papierärmeres Büro. Nicht nur, dass diese visuelle Überfrachtung einfach wirr macht, sie lenkt uns von unseren tatsächlichen Aufgaben unbewusst ab.

 

Lieber-Ordentlich bringt Büroschränke und Schreibtische auf einen modernen Standard.

 

 

Aufräumen, warum?

Niemand möchte gerne aufräumen, das ist lästig und raubt nur unnötige Zeit, so denkt man zunächst. Außerdem sah das schon immer so aus und keiner hat sich beschwert. Auch der Chef nicht. Also, warum sollte ich meine Umgebung ändern und mir Arbeit machen? Zudem weiß man eh nicht, wohin mit all den Dingen, die sich jeden Tag neu ansammeln.

Fehlt ein einfaches Ablagesystem?

Heute Morgen geht die Statistik an den Chef, aber in welchen Dateiordner habe ich sie gespeichert? Sie wissen genau, dass Sie diese gestern Nachmittag auch ausgedruckt auf Ihren Schreibtisch gelegt hatten, und jetzt? Neu ausdrucken, lästiges Suchen, es wird hektisch.

 

Der Büroalltag sieht bei vielen Mitarbeitern so aus, weil die Arbeit immer vielschichtiger und der Aufwand immer dichter wird. Unterlagen stapeln sich schnell auf dem Schreibtisch, dazwischen die Aktenordner letzter Woche und volle Ablagekörbchen; wobei man nicht mehr so genau weiß, was diese enthalten und ob sich die Vorgänge nicht längst erledigt haben. Gleichzeitig läuft die Mailbox über und der Aktenschrank könnte auch mal ausgemistet werden...

 

Wie kann ich das ändern? 

Erkennen Sie sich wieder? Sie wissen aber nicht, wie Sie effektiver arbeiten könnten? Jeden Tag kommt noch mehr Papierkram hinzu - den Überblick haben Sie längst verloren? 

Immer herausfordernde Aufgaben, die in immer kürzer werdender Zeit erfolgreich erledigt werden sollen, sind eine Herausforderung; im Handwerk genauso wie im Konzern.

 

Auch im Homeoffice stehen die Mitarbeiter unter Druck! Ständige Präsenz und perfekte Ergebnisse werden jeden Tag von uns erwartet. Alles soll gleichzeitig erledigt werden; die Antwort auf die rein kommende Email, gleichzeitig die Monats-Statistik und das Angebot an den Kunden. Kurzfristige Projekte grätschen dann noch in die Überarbeitung rein. Hier ist eine perfekte Organisation ein Werkzeug, das den Rücken frei hält und den Überblick schafft.

Um Ihnen den täglichen Kampf mit dem Schreibtisch-Chaos abzunehmen, habe ich einen 4-Punkte-Plan entwickelt, der sofortige Abhilfe schafft. 

1. Erkennen

Was sind meine Problemzonen im Büro?

 

  • Tägliches Schreibtischchaos raubt Dir die Übersicht

  • Die Aktenstapel werden immer undurchsichtiger

  • Zu viele Ablagekörbchen erschweren die Suche nach Dokumenten

  • Die immer größer werdende Email-Flut bereitet ziemliche Kopfzerbrechen

  • Dateien-Salat im Rechner bringt Dich auf die Palme

  • Unübersichtliche Arbeitsflächen lassen keinen Freiraum für die tägliche Arbeit

  • Ein gutes Time-Management wäre die Rettung

  • Der Rücken schmerzt, die Augen brennen und zu viel Kaffee...? 

 

2. Realisieren

Mach Dir ein Bild von Deinem Büro: IST-Zustand dokumentieren

Schapp Dir Dein Handy und halte mutig fest, wie das Büro heute aussieht, mach etliche Fotos 

  • vom Schreibtisch,

  • den Schubladen,

  • dem Aktenschrank,

  • dem Sideboard,

  • den Regalen,

  • der Fensterbank...

  • den Rollcontainer unter dem Schreibtisch...

Schau Dir diese Fotos in der Mittagspause genau an. Speichere diese Fotos, damit Du sie  immer wieder ansehen kannst.

So und nicht anders wirst Du vom Chef, den Kollegen, den Besuchern gesehen. Du selbst bist schon "betriebsblind", das ist Fakt. Selbst hat man in dieser Hinsicht längst die Realität verloren. Das Chaos stört zwar jeden Tag, aber wie soll man bei großem Arbeitsaufkommen noch aufräumen? 

3. Übersicht schaffen

Kennst Du den Begriff: Clean-Desk-Prinzip/Policy? Das ist eine Verhaltensweise, die dazu dient, den Schreibtisch jeden Nachmittag/Abend so zu verlassen, also aufzuräumen, dass Morgen ein Kollege/-in dort arbeiten kann. Dir bleibt nichts anderes übrig, als den Schreibtisch, der zentrale Ort, Dein Büro, leer zu räumen. Zudem hat diese Vorgabe den Vorteil, dass durch gelebten Datenschutz keine relevanten Schriftstücke oder Ordner einem Dritten zugänglich gemacht werden.

 

Aktenberge, lose Blattsammlungen, die berühmte Ablage, alte Kaffeetasse, Deko und Zettelwirtschaft, alles muss erst mal weg geräumt werden. Der Tisch, Rechner, Bildschirm, Tastatur werden bei dieser Gelegenheit gesäubert und man beginnt nun Schritt für Schritt die Dinge zu platzieren, die unbedingt dort benötigt werden. 

  • systematische Wiedervorlage einführen

  • Ablagekörbchen abschaffen

  • Aktenordner bereit legen, Locher und Trennblätter, Trennstreifen, Ordnerrücken zum Bedrucken (so wenig wie möglich, so viel wie nötig)

  • Platz um den Rechner, die Tastatur, Maus lassen, sich nicht "zubauen"

  • Rollcontainer habe unter dem Schreibtisch nichts zu suchen, der muss ein anderes Plätzchen finden

  • Telefon bei Rechtshändern immer links platzieren, um sich mit der rechten Hand, wenn nötig, Notizen zu machen

  • Zettelbox nur im Notfall benutzen, ansonsten immer alles gleich in den Rechner eintragen

  • keine Haftnotizen an den Bildschirm kleben, überhaupt NIE!

  • keine Papier-Tastatur-Unterlage, auf der man rumkritzeln kann. Never!

  • Reklame/Werbung in Printform sofort in den Papierkorb, nicht auf den Schreibtisch

  • dafür aber an eine schöne Büro-Pflanze denken, die nicht nur das Ambiente verschönert

  • festen Platz für die Kaffee-/Teetasse einrichten, weit genug weg von der Tastatur

  • Telefon für Rechtshänder immer links platzieren. Wenn möglich, schnurlos.

4. Schränke, Regale, Sideboard etc. aufräumen/neu sortieren

Ein aufgeräumter Aktenschrank ist eine Wohltat für die Augen, oder anders gesagt, in Zukunft finden Sie alles in weniger als 30 Sekunden.

Ein Aktenschrank ist wie ein Kleiderschrank - oftmals findet man Sachen, die man schon 5 Jahre oder länger nicht mehr angesehen hat. Wer Verjährungsfristen kennt, weiß, dass manche Aktenordner entweder ins Archiv gehören oder sogar entwertet. Eine nachvollziehbare Visualisierung der Ordnerrücken macht die Suche nach benötigten Dokumenten einfacher und übersichtlich. Und alter Krempel, der hier nicht hin gehört, weg damit. Oftmals verstecken sich in Aktenschränken verrückte "Papierleichen", die keiner kennt und keiner mehr will. Allerdings sollte so wenig wie möglich, nur so viel wie nötig, in Aktenordnern abgelegt werden. (Archive sind teuer)

Die Regale werden konsequent abgeräumt, gesäubert und von überflüssigen Dingen befreit. Eine luftige, dem Stil des Hauses entsprechende, Deko steht jetzt nichts mehr im Wege.

Rollcontainer sind wahre Schätzkistchen. Was man hier alles findet, könnte den Wochen-Flohmarkt erfreuen. Auch gilt die Regel: alles raus, ausmisten, aussortieren, wegwerfen, säubern, neu einräumen. Wer braucht 3 Locher...4 alte Radiergummi?

Wo steht der Drucker?

In vielen Büros finde ich den Laserdrucker fast auf dem Schreibtisch, ist ja auch praktisch. Aber - ungesund!

 

Drucker und Shredder, Faxgeräte etc. gehören eigentlich sogar in einen Nebenraum. Gerne erkläre ich auch warum. Emissionen und Lärm belasten die Arbeitsqualität und Gesundheit. Das ist längst durch Langzeitstudien bekannt, aber nicht bei allen Mitarbeitern angekommen. Die Praxis zeigt, dass man immer noch sehr bequem den Arm ausstreckt anstatt ein paar Schritte zu gehen.

Mehr dazu in meinem Artikel "Ergonomischer Bildschirmarbeitsplatz". 

So, das war die Hardware!

Wenn diese sofort sichtbaren Einrichtungsgegenstände erst mal ein frisches Gesicht haben, können wir uns der Software nähern. Denn Ausdrucken war gestern, heute ist PDF-Druck angesagt: Speichern, Ablegen, Wiederfinden.

  • Speichern statt drucken, pdf versenden.

  • Scannen statt drucken und abheften, wann immer machbar.

  • Systematische Büro-Organisation und eine papierarme Ablage machen die Schreibtischarbeit effizienter.

  • Klare, übersichtliche Dateien und Ordner lassen einen schnellen Zugriff auf die Dokumente zu.

  • Feste "Email-Zeiten" helfen, die ständige Erreichbarkeit zu senken, um in Ruhe arbeiten zu können.

  • Richte Email-Ordner ein, um Emailflut zu sortieren.
  • Ablaufregeln und Checklisten erleichtern Routineaufgaben.

Mein Credo: Was Du nicht in 30 Sekunden findest, ist nicht an seinem Platz!

Um das zu erreichen, ist z.B. eine übersichtliche Ordnerstruktur im Rechner unerlässlich. Der Vorgesetzte hat vielleicht Leserechte darauf, i.d.R. kenne ich das nicht anders. Und er schaut sich Ihre Organisation möglicherweise mal an und macht sich seine Gedanken. Er zieht Schlüsse aus einer ordentlichen Dateiorganisation und wird Dich auch daran messen. Den praktischen Mehrwert hat es auch: der Chef und Du finden, was benötigt wird und das in kürzester Zeit. Alle bleiben entspannt...

Ein Wort noch zur Aktenvernichtung!

Sicher ist, wer nicht mehr benötigte Akten oder Schriftstücke nach Archivierungszeit oder Anlass professionell vernichtet.

 

Egal ob private Unterlagen oder die aus dem Unternehmen: die Dokumente müssen fachmännisch vernichtet werden. 

  • Ein guter Shredder sollte der Aktenvernichter-Sicherheitsstufe entsprechen.

  • Achte auf ein gutes Schneidwerk. (Reißwolf)

  • Leise sollte der Aktenvernichter auch sein.

  • Datenschutzrechtliche Entsorgung Ihrer sensiblen Daten

  • täglicher Einsatz erfordert ein Profigerät, gut beraten lassen

  • achte auch auf den Stromverbrauch

HOMEOFFICE ODER HEIMBÜRO IM SCHICKEN LAYOUT

Sitzt Du jeden Morgen an Deinem Schreibtisch zu Hause und denkst, na ja, hier könnte man ja auch mal aufräumen! Eigentlich ist alles da, was Du brauchst. Aber irgendwie fehlt das Wohlfühlfeeling?

Frag bei mir nach, wir räumen Dein Heimbüro oder Deinen Homeoffice-Platz so um, dass Du Dich wieder wohlfühlst und dadurch bessere Arbeitsergebnisse abliefern kannst. 

Mit meinem Blick als Externe sehe ich Probleme eher und ganz anders, als Du, das kommt Dir zugute und Deine Arbeitswelt wird ein Stück gelassener. Lehn Dich zurück und schalte mal auf "OFF".

ERGONOMISCHER BILDSCHIRMARBEITSPLATZ

Motivierung für Mitarbeiter von Unternehmen und Selbständige

Als Sicherheitsbeauftragte für Verwaltung & Büro (BGHM) bin ich ausgebildet und qualifiziert, Gefährdungspotentiale zu erkennen und beraterisch Empfehlungen zu geben.

 

Ein Unternehmen und ihre Mitarbeiter profitieren von meinen jahrlangen Erfahrungen, die ich bei zahlreichen Beratungen in den Büros sammeln konnte. 

Familienbetriebe und Unternehmen können die Mitarbeiter-Krankentage durchaus signifikant senken, wenn sie sich mit dem Bedingungen am Bildschirmarbeitsplatz näher beschäftigen. Gerade Bürokräfte, die mehr als 6 Stunden am Schreibtisch sitzen, sind gefährdet, durch Herz-Kreislauferkrankungen, fehlende passende Augenkorrekturen, Skeletterkrankungen zu häufig Fehltage und dadurch Reha-Phasen zu verursachen.

Oftmals fehlen individuelle Beratungseinheiten, die den Mitarbeitern wertvolle Hilfestellungen geben und ihre Arbeitsweise dadurch am Bildschirm überdenken lassen. 

  • An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich besser denken, weil klare Strukturen unsere visuelle und kognitive Wahrnehmung unterstützen

  • Ein ergonomisch ausgestatteter Schreibtischbereich fördert die Gesundheit und Arbeitsleistung (höhenverstellbarer Schreibtisch)

  • Drucker und Fax sollten nicht unmittelbar am Schreibtisch stehen, Emissionen

  • Gute Lichtverhältnisse unterstützen die Arbeitsleistung

  • Lärm und Staub sollten die Büros nicht belasten

  • Büropflanzen unterstützen eine gesunde Arbeitswelt, sie tun uns gut

  • Schnell erlenbare, gut nachvollziehbare Software macht das tägliche Arbeiten leichter

  • Gute Belüftung und Beschattung der Büros in warmen Jahreszeiten erhöhen die Konzentration (Stoßlüften, statt gekippte Fenster)

  • Sehstörungen können durch regelmäßigen Augentest und angepasste Korrekturen (Bildschirmbrille) verhindert werden

Fragen Sie eine kostenlose Erstberatung an. 

So geht ergonomische Büroarbeit heute

  • geordnet

  • aufgeräumt

  • produktiv

  • gesund

Büroarbeit Heute
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An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich entspannter arbeiten.

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Alles schön geordnet
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Unordnung und Chaos im Aktenschrank bringen auf Dauer nur Stress. Wichtige Unterlagen professionell ordnen lassen.

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Ergonomie am Bildschirm
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Gutes Sehen ist am Bildschirm unerlässlich. Wissen Sie, ob Ihr Bildschirm richtig steht? Machen Ihnen Sehprobleme Kopfschmerzen? Vielleicht brauchen Sie nur eine gute Beratung, damit sich die Beschwerden bessern?

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Büroarbeit Heute
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