Organisierter Schreibtisch
BÜRO CHAOS
oder
ORDENTLICH AUFRÄUMEN

 

Ob Privatunterlagen oder geschäftliches Büroumfeld, eine ordentliche, aufgeräumte Büroorganisation ist unerlässlich. Sie hilft Ihnen Fristen einzuhalten und den Überblick nicht zu verlieren.

 

Papierstapel wohin man schaut? Was fehlt, sind gut nachvollziehbare Ordnungssysteme.

Lieber-Ordentlich gibt Ihnen das Handwerkszeug, damit Sie wieder den Durchblick haben.

 

 

Aufräumen, warum?

Niemand möchte gerne aufräumen, das ist lästig und raubt nur unnötige Zeit, so denkt man zunächst. Außerdem war das Chaos schon immer und keiner hat sich beschwert. Auch der Chef nicht. Also, warum sollte ich meine Umgebung ändern und mir Arbeit machen? Zudem weiß man eh nicht, wohin mit all den Dingen, die sich im Laufe der Jahre dort angesammelt haben. 

Wo ist das Problem?

Heute Morgen sollten Sie die Statistik an den Chef rein reichen, aber wo war sie denn? Sie wissen genau, dass Sie diese gestern Nachmittag ausgedruckt auf Ihren Schreibtisch gelegt hatten, und jetzt? Neu ausdrucken, lästig. Der Büroalltag sieht oft so aus. Unterlagen stapeln sich auf dem Schreibtisch, dazwischen die Aktenordner letzter Woche und volle Ablagekörbchen; wobei man nicht mehr so genau weiß, was diese enthalten und ob sich die Vorgänge nicht längst erledigt haben. Gleichzeitig läuft die Mailbox über und der Aktenschrank könnte auch mal ausgemistet werden...

 

Wie kann ich das ändern? 

Erkennen Sie sich wieder? Sie wissen aber nicht, wie Sie effektiver arbeiten könnten? Jeden Tag kommt noch mehr Papierkram hinzu - den Überblick haben Sie längst verloren? 

Immer herausfordernde Aufgaben, die in immer kürzer werdender Zeit erfolgreich erledigt werden sollen, sind eine Herausforderung; im Handwerk genauso wie im Konzern.

 

Auch im Homeoffice stehen die Mitarbeiter unter Druck! Ständige Präsenz und perfekte Ergebnisse werden jeden Tag von uns erwartet. Alles soll gleichzeitig erledigt werden; die Antwort auf die rein kommende Email, gleichzeitig die Monats-Statistik und das Angebot an den Kunden. Kurzfristige Projekte grätschen dann noch in die Überarbeitung rein. Hier ist eine perfekte Organisation ein Werkzeug, das den Rücken frei hält und den Überblick schafft.

Um Ihnen den täglichen Kampf mit dem Schreibtisch-Chaos abzunehmen, habe ich einen 4-Punkte-Plan entwickelt, der sofortige Abhilfe schafft. 

1. Erkennen

Was sind meine Problemzonen im Büro?

 

  • Tägliches Schreibtischchaos raubt Ihnen die Übersicht

  • Die Aktenstapel werden immer undurchsichtiger

  • Zu viele Ablagekörbchen erschweren die Suche nach Dokumenten

  • Die immer größer werdende Email-Flut bereitet Ihnen Kopfzerbrechen

  • Dateien-Salat im Rechner bringt Sie auf die Palme

  • Unübersichtliche Arbeitsflächen lassen keinen Freiraum für die tägliche Arbeit

  • Ein gutes Time-Management wäre die Rettung

  • Ihr Rücken schmerzt, die Augen brennen und zu viel Kaffee... 

 

2. Realisieren

Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Büro, IST-Zustand dokumentieren

Schappen Sie sich Ihr Handy und halten mutig fest, wie Ihr Büro heute aussieht, machen Sie Fotos 

  • von Ihrem Schreibtisch,

  • den Schubladen,

  • dem Aktenschrank,

  • dem Sideboard,

  • den Regalen,

  • der Fensterbank...

  • den Rollcontainer unter dem Schreibtisch...

Schauen Sie sich diese Fotos in der Mittagspause genau an. Speichern Sie diese Fotos, damit Sie sich immer wieder ansehen können.

So und nicht anders werden Sie von Ihrem Chef, den Kollegen, den Besuchern gesehen. Sie selbst sind schon "betriebsblind", das ist Fakt. Selbst hat man in dieser Hinsicht längst die Realität verloren. Das Chaos stört zwar jeden Tag, aber wie soll man bei großem Arbeitsaufkommen noch aufräumen?

3. Übersicht schaffen

Kennen Sie den Begriff: Clean-Desk-Prinzip/Policy? Das ist eine Verhaltensweise, die dazu dient, den Schreibtisch jeden Nachmittag/Abend so zu verlassen, also aufzuräumen, dass Morgen ein Kollege/-in dort arbeiten kann. Ihnen bleibt nichts anderes übrig, als den Schreibtisch, der zentrale Ort Ihres Büros, leer zu räumen. Zudem hat diese Vorgabe den Vorteil, dass durch gelebten Datenschutz keine relevanten Schriftstücke oder Ordner einem Dritten zugänglich gemacht werden.

 

Aktenberge, lose Blattsammlungen, die berühmte Ablage, alte Kaffeetasse, Deko und Zettelwirtschaft, alles muss erst mal weg geräumt werden.

Der Tisch, Rechner, Bildschirm, Tastatur werden bei dieser Gelegenheit gesäubert und man beginnt nun Schritt für Schritt die Dinge zu platzieren, die unbedingt dort benötigt werden. 

  • systematische Wiedervorlage einführen

  • Ablagekörbchen abschaffen

  • Aktenordner bereit legen, Locher und Trennblätter, Trennstreifen, Ordnerrücken zum Bedrucken

  • Platz um den Rechner, die Tastatur, Maus lassen, sich nicht "zubauen"

  • Rollcontainer habe unter dem Schreibtisch nichts zu suchen, der muss ein anderes Plätzchen finden

  • Telefon bei Rechtshändern immer links platzieren, um sich mit der rechten Hand, wenn nötig, Notizen zu machen

  • Notiz-Zettelbox nur im im Notfall benutzen, ansonsten immer alles gleich in den Rechner eintragen

  • keine Haftnotizen an den Bildschirm kleben, überhaupt NIE!

  • keine Papier-Tastatur-Unterlage, auf der man rumkritzeln kann, VERBOTEN!

  • Reklame/Werbung in Printform sofort in den Papierkorb, nicht auf den Schreibtisch

  • dafür aber an eine schöne Büro-Pflanze denken, die nicht nur das Ambiente verschönert

  • festen Platz für die Kaffee-/Teetasse einrichten, weit genug weg von der Tastatur

4. Schränke, Regale, Sideboard etc. aufräumen/neu sortieren

Ein aufgeräumter Aktenschrank ist eine Wohltat für die Augen, oder anders gesagt, in Zukunft finden Sie alles in weniger als 30 Sekunden.

Ein Aktenschrank ist wie ein Kleiderschrank - oftmals findet man Sachen, die man schon 5 Jahre oder länger nicht mehr angesehen hat. Wer Verjährungsfristen kennt, weiß, dass manche Aktenordner entweder ins Archiv gehören oder sogar entwertet. Eine nachvollziehbare Visualisierung der Ordnerrücken macht die Suche nach benötigten Dokumenten einfacher und übersichtlich. Und alter Krempel, der hier nicht hin gehört, weg damit. Oftmals verstecken sich in Aktenschränken verrückte "Papierleichen", die keiner kennt und keiner mehr will.

Die Regale werden konsequent abgeräumt, gesäubert und von überflüssigen Dingen befreit. Eine luftige, dem Stil des Hauses passende, Neubestückung steht jetzt nichts mehr im Wege.

Rollcontainer sind wahre Schätzkistchen. Was man hier alles findet, könnte den Wochen-Flohmarkt erfreuen. Auch gilt die Regel: alles raus, ausmisten, aussortieren, wegwerfen, säubern, neu einräumen. Wer braucht 3 Locher?

Wo steht Ihr Drucker?

In vielen Büros finde ich den Laserdrucker fast auf dem Schreibtisch, ist ja auch praktisch. Aber - ungesund!

Drucker und Shredder, Faxgeräte etc. gehören eigentlich sogar in einen Nebenraum. Gerne erkläre ich auch warum. Emissionen und Lärm belasten die Arbeitsqualität und Gesundheit. Das ist längst durch Langzeitstudien bekannt, aber nicht bei allen Mitarbeitern angekommen. Die Praxis zeigt, dass man immer noch sehr bequem den Arm ausstreckt anstatt ein paar Schritte zu gehen.

Mehr dazu in meinem Artikel "Ergonomischer Bildschirmarbeitsplatz". 

So, das war die Hardware!

Wenn diese sofort sichtbaren Einrichtungsgegenstände erst mal ein frisches Gesicht haben, können wir uns der Software nähern. Denn Ausdrucken war gestern, heute ist PDF angesagt, Speichern, Ablegen, Wiederfinden.

  • Speichern statt drucken, pdf versenden

  • Systematische Büro-Organisation und eine papierarme Ablage machen die Schreibtischarbeit effizienter.

  • Klare, übersichtliche Dateien und Ordner lassen einen schnellen Zugriff auf die Dokumente zu.

  • Feste Email-Zeiten helfen, die ständige Erreichbarkeit zu senken, um in Ruhe arbeiten zu können.

  • Ablaufregeln und Checklisten erleichtern Routineaufgaben.

Nichts ist schlimmer und peinlicher, als wenn man die Datei nicht gleich findet, die der Chef jetzt braucht. Oder wenn beim Anruf die Antwort fehlt, weil das Dokument nicht dort abgelegt ist, wo es hin gehört. Autsch! 

Mein Credo:

Was Du nicht in 30 Sekunden findest, ist nicht an seinem Platz!

Um das zu erreichen, ist eine übersichtliche Ordnerstruktur im System unerlässlich.

Der Chef hat Zugriff darauf, i.d.R. kenne ich das nicht anders. Und er schaut sich Ihre Organisation an und macht sich seine Gedanken. Er zieht Schlüsse aus einer ordentlichen Dateiorganisation und wird Sie damit unmittelbar vergleichen. Den praktischen Mehrwert hat es auch: er findet, was er sucht, er muss nicht erst nachfragen.

  • Organisiertes Laufwerk,

  • gut eingerichtetes Büro,

  • klare Übersicht und schneller Zugriff auf benötigte Dokumente, schnelle Antworten,

  • tägliche Zeitersparnis, weil Suchen unnötig, 

  • freundliches Büro-Layout verströmt gute Laune

  • pflegeleichte Büropflanzen geben dem Büro den letzten Schiff

ERGONOMISCHER BILDSCHIRMARBEITSPLATZ

  • An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich besser denken, weil klare Strukturen unsere visuelle und kognitive Wahrnehmung unterstützen

  • Ein ergonomisch ausgestatteter Schreibtischbereich fördert die Gesundheit und Arbeitsleistung

  • Drucker und Fax sollten nicht unmittelbar am Schreibtisch stehen

  • Gute Lichtverhältnisse unterstützen die Arbeitsleistung

  • Lärm und Staub sollten die Büros nicht belasten

  • Büropflanzen unterstützen eine gesunde Arbeitswelt, sie tun uns gut

  • Schnell erlenbare, gut nachvollziehbare Software macht das tägliche Arbeiten leichter

  • Gute Belüftung und Beschattung der Büros in warmen Jahreszeiten erhöhen die Konzentration

Lassen Sie sich kompetent von mir beraten. Als Sicherheitsbeauftragte für Verwaltung & Büro (BGHM) bin ich ausgebildet, Gefährdungspotential zu erkennen und beraterisch Empfehlungen zu geben. Und nach 20 Jahren Büroarbeit als Personalerin eines internationalen Konzerns kann ich auf zahlreiche Erfahrungen zurück greifen, von denen Sie profitieren können.

So geht Büroarbeit heute

  • aufgeräumt

  • produktiv

  • gesund

Büroarbeit Heute
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An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich entspannter arbeiten.

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Alles schön geordnet
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Unordnung und Chaos im Aktenschrank bringen auf Dauer nur Stress. Wichtige Unterlagen professionell ordnen lassen.

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Ergonomie am Bildschirm
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Gutes Sehen ist am Bildschirm unerlässlich. Wissen Sie, ob Ihr Bildschirm richtig steht? Machen Ihnen Sehprobleme Kopfschmerzen? Vielleicht brauchen Sie nur eine gute Beratung, damit sich die Beschwerden bessern?

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Büroarbeit Heute
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