Die perfekte Gastgeberin für die Familie

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und mehr....

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Ein perfektes Essen und gute Getränkeauswahl - reicht das, um Gäste zufrieden zu stellen?

 

 

Gehen wir auf die 4 wichtigsten Faktoren einer Feier ein:

  1. Gäste

  2. Lokation

  3. Essen

  4. Getränke

1. Ihre Gäste

Unsere Zielgruppe sind die Gäste, die wir zu unserem Event einladen möchten. Und damit sind wir bereits bei einer wichtigen Frage:

 

Wie viel Vorlauf muss meine Einladung haben?

Das Entscheidende hierbei ist, zu welchem Anlass Sie einladen möchten. Ist es ein Geburtstag, eine Taufe, eine Hauseinweihung, ein Gartenfest oder gar eine Hochzeit. Hier unterscheiden wir nach der Qualität des Festes, d.h. welchen Rang hat sie in der Bedeutung?

Eine Hochzeitsfeier muss heute bereits weit über ein bis eineinhalb Jahre im Voraus terminlich geplant sein. Die Gäste haben hierbei den Vorteil, dass sie dieses Fest schon im Kalender notieren können. Somit sind Sie als Gastgeber wiederum auf der sicheren Seite. Sie können davon ausgehen, dass aufgrund der langen Vorlaufzeit mindestens 80% Zusagen eintreffen werden. 

Planen Sie dagegen zuhause Ihren 46. Geburtstag, brauchen Sie lediglich 8-10 Wochen Vorlauf (zwei Wochen vorher noch mal kurz per Facebook oder Whatsapp erinnern). Damit können Ihre Gäste gut umgehen. Oftmals werden Familie, Freunde, liebe Nachbarn und sogar Arbeitskollegen gemeinsam eingeladen. Diese Klientel ist gemischt, was für Sie als Gastgeber bedeutet, dass hier verschiedenste Menschengruppen aufeinander treffen. Machen Sie es sich einfacher, in dem sie in Gruppen einteilen, wie "Ältere" und "Jüngere". 

Wie kann ich eine hohe Gästezahl entzerren?

Die "Älteren Gäste" laden Sie bereits zum frühen Kaffee & Kuchen ein (hier können Sie sich mal etwas Besonderes einfallen lassen, wie ein Coffee Bike im Garten.  Ihre Gäste werden große Augen machen, wenn ein gut ausgebildeter Barista den Lieblingskaffee live zubereitet. Eine besondere Art, den Kaffee zu präsentieren. Um beim Kuchen zu punkten: entweder selbst backen oder Freunde bitten, etwas Süßes mit zu bringen. Sie können sich aber auch in der Konditorei Ihres Vertrauens beraten und beliefern lassen. Und mit einem anschließenden Gläschen Sekt geht diese Zielgruppe hoch zufrieden nach Hause.

 

Die jüngere Generation kommt dann erst am frühen Abend, zum Grillen vielleicht, bei dem Sie mal ein besonderes Highlight einsetzen, wie eine mobile Cocktailbar, die sofort Schwung in Ihre Party bringt. Vorteile dieser Vorgehensweise: Sie entzerren den Andrang und können sich den jeweiligen Gästen besser widmen. 

2. Ihre Auswahl für die Lokation

Bei festlichen Anlässen wird die Gästeliste entsprechend schnell lang. Das bedeutet für Sie auch höhere Kosten. Parallel dazu ist die Auswahl der Lokation kostentreibend oder eben eher nicht. Wobei wir jetzt beim zweitwichtigsten Faktor sind: die Auswahl der Lokation!

Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Sie diese nicht zu groß und nicht zu klein geplant ist. Es ist für 30 Gäste in einem Tanzsaal zu feiern ungemütlich. Genauso negativ ist ein zu kleines Wohn-Esszimmer, im dem sich 45 Gäste knubbeln müssen. 

Stellen Sie sich vor, Sie wären der Gast:

  • wie bequem würde ich sitzen wollen? 

  • wie viel Platz würde ich bevorzugen?

  • kann ich mich mal an eine Bar setzen, um mich mit anderen Gästen zu unterhalten?

  • habe ich am Buffet genügend Freiraum?

  • muss ich aufgrund von zu eng gestellten Tischen aufstehen, weil mein Sitznachbar seinen Platz verlassen möchte?

  • hat der Gastgeber für gute Unterhaltung gesorgt?

  • gibt es eine genügend große Tanzfläche?

  • hat die Lokation auch eine Outdoor-Fläche, die bestenfalls überdacht ist?

  • werde ich mit meinem Handy immer guten Empfang haben?

  • Spiele sind nicht mein Ding - muss ich trotzdem mitmachen?

Zuhause ist es doch am Schönsten!

Viele Familienfeiern werden zuhause ausgerichtet, weil man es sich im privaten Rahmen viel gemütlicher machen kann. Zudem kann es preislich interessant sein, da vieles selbst gemacht werden kann. 

Wenn die Räumlichkeiten es hergeben, ist eine Feier zuhause immer vorzuziehen. 

Haben Sie einen Esstisch, den man ausziehen kann? Perfekt. Dann steht einem schönem Abendessen mit Familie oder Freunden nichts im Weg. Alternativ können Sie auch ein Buffet anbieten, dann brauchen die Gäste keinen festen Platz. Sie beziehen das Wohnzimmer mit ein, stellen ggf. Stehtische auf und das Essen steht im Küchenbereich bereit. Vorteil: Sie können alles vorher zubereiten, ggf. bedienen Sie sich einem Caterer, der Ihnen das Essen liefert. 

Sollten Sie über einen schönen Balkon, eine Terrasse, einen Garten verfügen, bieten sich Events in der Zeit zwischen April und Oktober an. Somit können Sie Out-und Indoor feiern. Vielleicht bietet sich bei gutem Wetter ein Grillfest auf der Terrasse an, Ihre Gäste lieben es. Denken Sie an geschmackvolle Deko im Garten, auf dem Balkon, denn das Ambiente muss auch stimmen.

 

 

 

 

Vergessen Sie nicht, die Getränke frühzeitig zu kühlen, damit die Gäste mit einem frischen Bier, einem leckeren Cocktail begrüßt werden können. Es bietet sich an, für die ankommenden Gäste Fingerfood bereit zu halten. Somit kommt dann gleich gute Stimmung beim Anstoßen auf. 

 

Live-Musik

 

Wenn Sie anlässlich Ihrer Feier Musik eingeplant haben, sollten Sie sich für Live-Musik entscheiden. Das bringt jede Feier in Schwung! Auch sollten Sie als Gastgeber darauf achten, dass die Musik, falls Sie zuhause feiern, Ihre Nachbarn nicht unnötig belästigt. Gerade wenn Sie Ihren schönen Garten zur Eventzone dekoriert haben, vielleicht mit Partyzelt und Catering, kommt Livemusik besonders gut bei allen Nachbarn an. "Vielleicht laden Sie diese besser gleich ein."

3. Das Essen für die Gäste

Sie haben mehrere Möglichkeiten, je nach Geldbeutel oder Vorliebe, Ihre Gäste mit ausgewähltem Essen zu verwöhnen.

 

 

Selbstbewirtung

Sollten Sie vorhaben, selbst für die Bewirtung Ihrer Gäste zu sorgen, gleichzeitig aber nicht zu Hause feiern zu wollen, bieten sich Eventräumlichkeiten an, die man anmietet. Das senkt Kosten, weil Sie selbst Getränke und Speisen organisieren können. Kleiner Nachteil: die Räume müssen besenrein hinterlassen werden, also selbst aufräumen und spülen, wie zuhause eben.

Full-Service

Teurer ist die Auswahl bei Räumlichkeiten mit Full-Service. Ein gelungenes Fest mit allem Drum und Dran ist garantiert, wenn Sie vorher eine gründliche Besichtigung der Lokation vornehmen, mit dem Veranstalter vor Ort sprechen und sich immer ein schriftliches Angebot geben lassen.

 

Cateringunternehmen gibt es etliche in Ihrem PLZ-Umkreis, gestaffelt finden Sie z.B. gute Metzgereien, die warme und kalte Buffets anbieten, oder Restaurants, die auch Catering anbieten. Mehrgängige Menus oder köstliche Buffets, feines Fingerfood oder ganze, gebratene Spanferkel.  Je nach Anlass oder Kostenschiene findet hier jeder alles nach seinem Geschmack. 

 

Worauf muss ich achten?

Bitten Sie den Veranstalter/das Restaurant die vereinbarten Preise schriftlich als Kostenvoranschlag zu bestätigen. Wenn möglich, gehen Sie unbedingt Testessen. Somit haben Sie bereits ein Gefühl für die zu erwartende Leistung. 

4. Getränke

Bei Selbstversorgung sind Sie fein raus: Sie kaufen möglichst im Großhandel oder beim Getränkehandel Ihres Vertrauens ein. Vielleicht kennen Sie auch einen guten Winzer, der Ihnen Ihre Großbestellung rechtzeitig bestätigt.

 

Ansonsten sollten Sie vorab die VK-Preise für Alkoholische Getränke kennen. Berechnen Sie mit dem Caterer die benötigte Abnahmemenge, die Profis kennen die Abnahmemenge im Mittelwert und beraten Sie gerne. Lassen Sie sich bestätigen, dass Sekt und Wein flaschenweise abgerechnet wird, das ist preiswerter. 

Vergessen Sie aber "Kindergetränke" nicht, falls diese Personengruppe zu Ihren Gästen gehört.

 

Wenn Sie Kaffeecatering bestellen planen Sie für die Kinder Kakao oder Softgetränke, so genannte Kinder-Getränke, ein. Dazu gehören in den letzten Jahren gesunde Smoothies und/oder selbstgemachte Limonaden mit wenig Zuckeranteil. 

* Ablauf Ihrer Party/Planung ist Alles

Um als Gastgeber auf der sicheren Seite zu sein, müssen Sie wochenlang, bei Hochzeiten schon monatelang, vorplanen. Das ist der 1. WICHTIGE Schritt zu einem gelungenen Fest. 

Mein Tipp:

Kennen Sie Mind Map? Zu Deutsch bedeutet das in etwa: Gedanken-LandkarteJetzt fragen Sie sich, was hat das mit meiner Feier zu tun? Entscheidend viel!  Mind Map hilft Ihnen leicht und schnell, skizziert fest zu halten, welche Vorstellungen Sie von Ihrem Fest haben. Somit kann keine Aktion vergessen werden, Sie haben einen perfekten Überblick. 

Ihre Idee für die Feier steht im Mittelpunkt, sie haben schon ein Motto gewählt und wollen das perfekt umsetzen, und diese Fragen spuken bereits in Ihrem Kopf:

  1. Was und wen brauche ich wann, um meine Idee professionell umzusetzen?

  2. Wie erreiche ich, dass die einzelnen Meilensteine zum Schluss gleichzeitig perfekt aufeinander abgestimmt sind?

  3. Wie verzettele ich mich nicht?

  4. Wie erreiche ich, dass ich an alles denke?

Der Einsatz von Mind Map ist in kürzester Zeit anzuwenden - schlüssig erläutert finden Sie hierzu gute Anbieter im Netz. 

Sie werden sehen, wie viel einfacher jetzt die Planungen für Ihre Feier laufen. Probieren Sie es aus. Mithilfe dieser Notizen sind Sie gewappnet und können beruhigt in Ihr Projekt starten. 

Wie kommen meine Gäste nach Hause?

Machen Sie sich bitte auch Gedanken über diese, zunächst unwichtige, Frage. Denn eins ist klar: Gäste, die von weiter her anreisen, sagen nur dann gerne zu, wenn die Investitionen nicht zusätzlich mit teuren Hotel- oder Taxikosten in die Höhe getrieben werden. Das Geschenk war teuer, das Taxi muss nicht teurer sein. Das heißt für den Gastgeber: ich muss schauen, wie weit mein Gast entfernt wohnt oder kann ich möglicherweise mit einer Pension Sonderkonditionen vereinbaren. 

Ein persönlicher Wunsch...versuchen Sie immer locker zu bleiben. Verkrampft zu planen, stocksteif sein Fest durch zu ziehen, alles zu genau nehmen, mit allen Mitteln den eigenen Musikgeschmack zu "verkaufen" etc., dann wird Ihre Feier, Ihre Investition eine Einmannshow. 

Denken Sie auch daran, dass Sie als Gastgeberin ein Auge darauf haben, Gäste, die sich noch nicht begegnet sind, miteinander bekannt zu machen. Ihre Gäste lernen auf Ihrer Feier neue Leute kennen, die die vielleicht gleiche Interessen oder gleiche Vorlieben/Hobbies haben. Daraus entwickeln sich gute Gespräche, die für ein Gelingen Ihres Festes nicht unbedeutend sind. 

  • Bleiben Sie bei sich, denn so kennen Ihre Gäste Sie! Verstellen Sie sich nicht.

  • Dann wird es Ihr Fest, Ihre Gäste werden sich wohl fühlen und

  • ...sich bald bei Ihnen für die gelungene Feier bedanken.

Ich wünsche Ihnen eine lückenlose Planung, einen gelungenen Ablauf und bestes Gäste-Feedback! ABER vor Allem viel Spaß und Vergnügen.

Ihre Conny Weckauff

Grill
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Cocktail Vorbereitung
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