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ORDNUNG IM BÜRO
MACHT
ORDNUNG IM BETRIEB

Wenn ein strukturiertes Büroumfeld fehlt, Arbeitsabläufe nicht standardisiert sind,
Fristen nicht im Qualitätswesen verankert sind, Dokumente nicht digitalisiert werden,
Ablagekörbchen nicht leerer werden, ist es Zeit für ein Umdenken, um Zeit und Geld zu sparen.

Als Kauffrau für Bürokommunikation (IHK) und Personalsachbearbeiterin konnte ich in 20 Jahren umfangreiche Erfahrungen in professioneller Büroarbeit sammeln und meine Qualifizierungen ausbauen. Zudem bringe ich Audit-Erfahrungen mit, die im Hinblick auf das Qualitätsmanagement im Bürobereich wertvoll sind.

 

Arbeitsabläufe optimieren die Büroarbeit

Vielleicht kennen Sie den einen oder anderen Fakt:

Gut gefüllte Auftragsbücher aber der Erfolg zeigt sich nicht so, wie Sie es erwarten dürften. 

  • Anfragen werden nicht rechtzeitig bearbeitet,

  • eingehende Kundenanfragen bleiben zu lange liegen

  • Rückmeldung an Kunden gehen verloren,

  • Mailanfragen bleiben liegen

  • Angebote dauern zu lange

  • Rechnungen zu spät versendet,

  • Urlaubsvertretungen sind schlecht kommuniziert

Das könnte man optimieren. 

Kundenorientierte Kommunikationswege, durchdachte Büroorganisation und mit allen Beteiligten abgestimmte Abwicklung machen Ihr Unternehmen moderner und kundenfreundlicher.

Sie sparen Zeit, Geld und Nerven und stärken dabei ganz erheblich die Mitarbeitermotivation und Ihre Firmenpräsenz.

 

Professioneller 

Büroservice 

Sparen Sie sich Nerven und Kosten, in dem Sie die Büros Ihrer Angestellten auf die Probe stellen. 

Gemeinsam mit den Bürokräften schauen wir uns die bisherige Ordnungsstruktur an und verbessern die bisherige genau dort, wo es hakt. 

Ich zeige, wie man

  • sich mit Checklisten den Rücken frei hält,

  • Ordnung in das Mailpostfach bekommt und

  • alle Dokumente im Laufwerk so ablegt, dass man sie innerhalb von 10 Sekunden findet.

Das papierlose Büro zu installieren, ist ein Weg, auf dem ich Sie gerne begleite. 

  • Bessere Terminplanung,

  • eigene Ressourcen gut nutzen,

  • Kommunikationsmöglichkeiten ausschöpfen,

  • Desk Clean Tage einrichten,

  • Schreibtischordnung und 

  • Aktenschränke werden auf den Prüfstand gestellt.

Was erreiche ich damit?

  • Die Mitarbeiter werden effektiver,

  • sind motivierter,

  • haben weniger Stress und

  • sind dem zufolge weniger krank,

Ergonomie am Bildschirm ergänzt mein Angebot.

Mitarbeitermotivation,

Personalplanung, Eintritt,

Austritt, Zeugnis

Sie suchen schon länger eine Fachkraft (w.m.d) und finden nicht den geeigneten Kandidaten, weil sich kaum jemand auf die Stelle bewirbt?

In Zeiten, in denen Fachkräftemangel herrscht, Jugendliche nicht gerade den Berufsweg ins Handwerk suchen, Ausbildungsbetriebe händeringend nach Bewerbern Ausschau halten, ist eine gut geplante Werbung das A und  O. Alle Unternehmen müssen sich heute so zu sagen beim Bewerber "bewerben". Hinzu kommt, dass sich Kleinbetriebe "nur so nebenbei" um die Personalarbeit kümmern können.

Auch beim Austrittsmanagement inkl. Zeugniserstellung sind fachliches Wissen von Vorteil. Um rechtlichen Forderungen Stand zu halten, sollte man Arbeits- oder Ausbildungszeugnisse ggf. durch eine Fachkraft prüfen lassen. Gerne bin hier Ihre wertvolle Unterstützerin.

Mitarbeiter finden und zu halten hat oftmals mit Mitarbeitermotivation zu tun. Geeignete Motivationsmaßnahmen zu formulieren, die zum Betrieb passen, ist eine spannende und lohnende Aufgabe.

Als ehemalige Personalsachbearbeiterin kenne ich die Prozesse, die hierfür benötigt werden.

Laptop und Schreibwaren

Ein unordentlicher Arbeitsplatz raubt Ihnen wertvolle Arbeitszeit und steht erfolgreichen Arbeitsergebnissen im Weg. Ändern Sie das jetzt.

Ob Privatunterlagen im Homeoffice oder Aufräumsorgen im geschäftlichen Büroumfeld, eine ordentliche, aufgeräumte Büroorganisation wird den geforderten Arbeitsergebnissen und der Gesundheit am Bildschirmarbeitsplatz gerecht.

 

Papierstapel, unsortierter Schreibtisch, Zettelwirtschaft, Haftnotizen und volle Ablagekästchen, Chaos im Aktenschrank, wer hier noch durchblickt hat gute Nerven.

 

Was fehlt, sind praktische, nachvollziehbare Ordnungssysteme und der Weg in ein papierärmeres Büro. Visuelle Unordnung lenkt uns von unseren tatsächlichen Aufgaben unbewusst ab und Arbeitsergebnisse können leiden.

 

Lieber-Ordentlich bringt Ihre Ablage, die Büroschränke und Ihren Schreibtisch auf einen modernen, übersichtlichen Standard.

 

 

Keine Zeit zum Aufräumen

Niemand möchte gerne aufräumen, das ist lästig und raubt nur unnötige Zeit, so denkt man zunächst. Außerdem sah das schon immer so aus und keiner hat sich beschwert. Auch der Chef nicht. Also, warum sollte ich meine Umgebung ändern und mir Arbeit machen? Zudem weiß man eh nicht, wohin mit all den Dingen, die sich jeden Tag neu ansammeln.

Unordnung und Chaos erschweren die Arbeit

Heute Morgen geht die Statistik an den Chef, aber in welchen Dateiordner habe ich sie gespeichert? Sie wissen genau, dass Sie diese gestern Nachmittag auch ausgedruckt auf Ihren Schreibtisch gelegt hatten, und jetzt? Neu ausdrucken, lästiges Suchen, es wird hektisch.

 

Der Büroalltag sieht bei vielen Mitarbeitern so aus, weil die Arbeit immer vielschichtiger und der Aufwand immer höher wird. Unterlagen stapeln sich schnell auf dem Schreibtisch, dazwischen die Aktenordner letzter Woche und volle Ablagekörbchen; wobei man nicht mehr so genau weiß, was diese enthalten und ob sich die Vorgänge nicht längst erledigt haben. Gleichzeitig läuft die Mailbox über und der Aktenschrank könnte auch mal ausgemistet werden...

 

Ich bin oft gestresst

Erkennen Sie sich wieder? Sie wissen aber nicht, wie Sie effektiver arbeiten könnten? 

Wenn der Schreibtisch Landunter anzeigt und die notwendigen Unterlagen nicht innerhalb von 30 Sekunden gefunden werden, ist Stress vorprogrammiert. 

 

Auch im Homeoffice stehen die Mitarbeiter unter Druck! Ständige Präsenz und perfekte Ergebnisse werden jeden Tag von uns erwartet. Alles soll gleichzeitig erledigt werden; die Antwort auf die rein kommende Email, gleichzeitig die Monats-Statistik und das Angebot an den Kunden. Kurzfristige Projekte grätschen dann noch in die Überarbeitung rein.

 

Hier ist eine perfekte Organisation ein Werkzeug, das den Rücken frei hält und den Überblick schafft. Um Ihnen den täglichen Kampf mit dem Schreibtisch-Chaos abzunehmen, habe ich einen 4-Punkte-Plan entwickelt, der sofortige Abhilfe schafft. 

1. Erkennen

Mein täglicher Kampf mit dem Bürokram!

 

  • Immer mehr Arbeitsaufträge können nicht rechtzeitig fertig werden

  • Die Aktenstapel werden immer undurchsichtiger

  • Checklisten sind nicht verfügbar

  • Zu viele und zu volle Ablagekörbchen erschweren die Suche nach Dokumenten

  • Vereinbarte Fristen und Abläufe fehlen

  • Die immer größer werdende Mail-Flut bereitet ziemliche Kopfzerbrechen

  • Dateien-Salat im Rechner erschwert den schnellen Zugriff

  • Unübersichtliche Arbeitsflächen erschweren die Übersicht

  • Das Time-Management ist bereits gefährdet

  • Ich vergeude zu viel Zeit mit Suchen

  • Der Rücken schmerzt, die Augen brennen und zu viel Kaffee...? 

 

2. Realisieren

Mach Dir ein Bild von Deinem Büro: IST-Zustand dokumentieren

Schapp Dir Dein Handy und halte mutig fest, wie das Büro heute aussieht, machen Sie etliche Fotos 

  • vom Schreibtisch,

  • den Schubladen,

  • dem Aktenschrank,

  • dem Sideboard,

  • den Regalen,

  • der Fensterbank...

  • den Rollcontainer unter dem Schreibtisch...

Schauen Sie sich diese Fotos in der Mittagspause genau an.

Speichern Sie diese Fotos, damit sie sich immer wieder angesehen werden können.

So und nicht anders wird man vom Chef, den Kollegen, den Besuchern gesehen. Sie selbst sind bereits "betriebsblind" dafür. Selbst hat man in dieser Hinsicht längst die Realität verloren. Das Chaos stört zwar jeden Tag, aber wie soll man bei großem Arbeitsaufkommen noch Zeit haben aufzuräumen? 

3. Übersicht schaffen

Kennen Sie den Begriff: Clean-Desk-Prinzip/Policy? Das ist eine Verhaltensweise, die dazu dient, den Schreibtisch jeden Nachmittag/Abend so zu verlassen, also aufzuräumen, dass Morgen ein Kollege/-in dort arbeiten kann. Ihnen bleibt nichts anderes übrig, als den Schreibtisch, der zentrale Ort, Dein Büro, leer zu räumen. Zudem hat diese Vorgabe den Vorteil, dass durch gelebten Datenschutz keine relevanten Schriftstücke oder Ordner einem Dritten zugänglich gemacht werden.

 

Aktenberge, lose Blattsammlungen, die berühmte Ablage, alte Kaffeetasse, Deko und Zettelwirtschaft, alles muss erst mal weg geräumt werden. Der Tisch, Rechner, Bildschirm, Tastatur werden bei dieser Gelegenheit gesäubert und man beginnt nun Schritt für Schritt die Dinge zu platzieren, die unbedingt dort benötigt werden. 

Weitere Schritte, um sein Büro zu organisieren:

  • systematische Wiedervorlage einführen

  • Ablagekörbchen abschaffen

  • Aktenordner bereit legen, Locher und Trennblätter, Trennstreifen, Ordnerrücken zum Bedrucken (so wenig wie möglich, so viel wie nötig)

  • Platz um den Rechner, die Tastatur, Maus lassen, sich nicht "zubauen"

  • Rollcontainer habe unter dem Schreibtisch nichts zu suchen, der muss ein anderes Plätzchen finden

  • Telefon bei Rechtshändern immer links platzieren, um sich mit der rechten Hand, wenn nötig, Notizen zu machen (am Besten schnurlos!)

  • Zettelbox nur im Notfall benutzen, ansonsten immer alles gleich in den Rechner eintragen

  • keine Haftnotizen an den Bildschirm kleben, überhaupt NIE!

  • keine Papier-Tastatur-Unterlage, auf der man rumkritzeln kann. Never!

  • Reklame/Werbung in Printform sofort in den Papierkorb, nicht auf den Schreibtisch ablegen und aufbewahren

  • stattdessen aber an eine schöne Büro-Pflanze denken, die nicht nur das Ambiente verschönert sondern auch das Raumklima positiv beeinflusst

  • festen Platz für die Kaffee-/Teetasse einrichten, weit genug weg von der Tastatur

4. Schränke, Regale, Sideboard etc. aufräumen/neu sortieren

Ein aufgeräumter Aktenschrank ist eine Wohltat für die Augen, oder anders gesagt, in Zukunft finden Sie alles in weniger als 30 Sekunden.

Ein Aktenschrank ist wie ein Kleiderschrank - oftmals findet man Sachen, die man schon 5 Jahre oder länger nicht mehr angesehen hat. Wer Verjährungsfristen kennt, weiß, dass manche Aktenordner entweder ins Archiv gehören oder sogar fachgerecht entwertet. Eine nachvollziehbare Visualisierung der Ordnerrücken macht die Suche nach benötigten Dokumenten einfacher und übersichtlich. Die Ordner sollten durchnummeriert oder anderweitig kenntlich gemacht sein, damit man sofort sieht, ob ein Ordner fehlt.

 

Und alter "Krempel", der hier nicht hin gehört, weg damit. Oftmals verstecken sich in Aktenschränken verrückte "Papierleichen", die keiner kennt und keiner mehr will. Allerdings sollte so wenig wie möglich, nur so viel wie nötig, in Aktenordnern abgelegt werden. (Archive sind teuer)

Die Regale werden konsequent abgeräumt, gesäubert und von überflüssigen Dingen befreit. Eine luftige, dem Stil des Hauses entsprechende, Deko steht jetzt nichts mehr im Wege.

Rollcontainer sind wahre Schätzkistchen. Was man hier alles findet, könnte den Wochen-Flohmarkt erfreuen. Auch gilt die Regel: alles raus, ausmisten, aussortieren, wegwerfen, säubern, neu einräumen. Wer braucht 3 Locher...4 alte Radiergummi, 6 Päckchen Haftnotizen?

Wo steht der Drucker?

In vielen Büros finde ich den Laserdrucker fast auf dem Schreibtisch, ist ja auch praktisch. Aber - auch ungesund!

 

Drucker und Shredder, Faxgeräte etc. gehören eigentlich sogar in einen Nebenraum. Gerne erkläre ich auch warum. Emissionen und Lärm belasten die Arbeitsqualität und Gesundheit der Mitarbeiter. Das ist längst durch Langzeitstudien bekannt, aber nicht bei allen Mitarbeitern angekommen. Die Praxis zeigt, dass man immer noch sehr bequem den Arm ausstreckt anstatt ein paar Schritte zu gehen.

Mehr dazu in meinem Artikel "Ergonomischer Bildschirmarbeitsplatz". 

So, das war die Hardware!

Wenn diese sofort sichtbaren Einrichtungsgegenstände erst mal ein frisches Gesicht haben, können wir uns der Software nähern. Denn Ausdrucken war gestern, heute ist PDF-Druck angesagt: Speichern, Ablegen, Wiederfinden.

  • Speichern statt drucken, pdf erstellen und versenden.

  • Scannen statt drucken und abheften, wann immer machbar.

  • Systematische Büro-Organisation und eine papierarme Ablage machen die Schreibtischarbeit effizienter.

  • Klare, übersichtliche Dateien und Ordner lassen einen schnellen Zugriff auf die Dokumente zu.

  • Feste "Email-Zeiten" am Tag helfen, die ständige Erreichbarkeit zu senken, um in Ruhe arbeiten zu können.

  • Richte passende Email-Ordner ein, um Emailflut zu sortieren.
  • Ablaufregeln und Checklisten erleichtern Routineaufgaben.

Mein Credo: Was Du nicht in 30 Sekunden findest, ist nicht an seinem Platz!

Um das zu erreichen, ist z.B. eine übersichtliche Ordnerstruktur im Rechner unerlässlich. Der Vorgesetzte hat vielleicht Leserechte darauf, i.d.R. kenne ich das nicht anders. Und er schaut sich Ihre Organisation möglicherweise mal an und macht sich seine Gedanken. Er zieht Schlüsse aus einer ordentlichen Dateiorganisation und wird Sie auch daran messen. Den praktischen Mehrwert hat es auch: der Chef und Sie als Mitarbeiter finden, was benötigt wird und das in kürzester Zeit. Alle bleiben entspannt, weil sie ständig aktuell informiert sind.

Ein Wort noch zur Aktenvernichtung!

Sicher ist, wer nicht mehr benötigte Akten oder Schriftstücke nach Archivierungszeit oder Anlass professionell vernichtet oder vernichten lässt.

 

Egal ob private Unterlagen oder die aus dem Unternehmen: die Dokumente müssen fachmännisch vernichtet werden. 

  • Ein guter Shredder sollte der Aktenvernichter-Sicherheitsstufe entsprechen.

  • Achte auf ein gutes Schneidwerk. (Reißwolf)

  • Leise sollte der Aktenvernichter auch sein.

  • Datenschutzrechtliche Entsorgung Ihrer sensiblen Daten.

  • Täglicher Einsatz erfordert ein Profigerät, gut beraten lassen.

  • Achten Sie auch auf den Stromverbrauch.

HOMEOFFICE ODER HEIMBÜRO IM SCHICKEN LAYOUT

Sitzen Sie jeden Morgen an Ihrem Schreibtisch zu Hause und denken, na ja, hier könnte man ja auch mal aufräumen! Eigentlich ist alles da, was Sie brauchen. Aber irgendwie fehlt das Wohlfühlfeeling?

Fragen Sie bei mir nach, wir räumen Ihren Homeoffice-Platz so um, dass Sie sich  wieder wohlfühlen und dadurch bessere Arbeitsergebnisse abliefern können. Denn Studien haben bewiesen, dass ein aufgeräumten Arbeitsumfeld nicht nur die Arbeitsergebnisse verbessern sondern auch die Motivation wie die Gesundheit.

Mit meinem Blick als Externe sehe ich Probleme eher und ganz anders, als Sie. Das kommt Ihnen zugute und Ihre Arbeitswelt wird ein Stück gelassener. Lehnen Sie sich zurück und schalten mal auf "OFF".

ERGONOMISCHER BILDSCHIRMARBEITSPLATZ

Motivierung von Mitarbeitern und Selbständigen

Als Sicherheitsbeauftragte für Verwaltung & Büro (BGHM) erkenne ich Gefährdungspotentiale und Optimierungsansätze und kann kompetente Beratungen geben.

Familienbetriebe und Unternehmen können die Mitarbeiter-Krankentage durchaus signifikant senken, wenn sie sich mit dem Bedingungen am Bildschirmarbeitsplatz näher beschäftigen. Gerade Bürokräfte, die mehr als 6 Stunden am Schreibtisch sitzen, erzeugen durch Herz-Kreislauferkrankungen, fehlende passende Augenkorrekturen, Skeletterkrankungen und Rückenproblemen vermeidbare Fehltage und Rehamaßnahmen.

Oftmals fehlen individuelle Beratungseinheiten, die den Mitarbeitern wertvolle Hilfestellungen geben und ihre Arbeitsweise dadurch am Bildschirm überdenken lassen. 

  • An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich besser denken, weil klare Strukturen unsere visuelle und kognitive Wahrnehmung unterstützen

  • Ein ergonomisch ausgestatteter Schreibtischbereich fördert die Gesundheit und Arbeitsleistung (höhenverstellbarer Schreibtisch)

  • Drucker und Fax sollten nicht unmittelbar am Schreibtisch stehen, Emissionen

  • Gute Lichtverhältnisse unterstützen die Arbeitsleistung, Tageslicht und LED

  • Lärm und Staub sollten die Büros nicht mehr als notwendig belasten

  • Passende Büropflanzen unterstützen eine gesunde Arbeitswelt; sie tun uns gut

  • Schnell erlenbare, gut nachvollziehbare Software macht das tägliche Arbeiten leichter

  • Gute Belüftung und Beschattung der Büros in warmen Jahreszeiten erhöhen die Konzentration (Stoßlüften, statt gekippte Fenster)

  • Sehstörungen können durch regelmäßigen Augentest und angepasste Korrekturen (Bildschirmbrille) verhindert werden 

ERGONOMIE AM BILDSCHIRM

  • geordnet

  • aufgeräumt

  • produktiv

  • gesund

Büroarbeit Heute
Büroarbeit Heute

An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich entspannter arbeiten.

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Alles schön geordnet
Alles schön geordnet

Unordnung und Chaos im Aktenschrank bringen auf Dauer nur Stress. Wichtige Unterlagen professionell ordnen lassen.

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Ergonomie am Bildschirm
Ergonomie am Bildschirm

Gutes Sehen ist am Bildschirm unerlässlich. Wissen Sie, ob Ihr Bildschirm richtig steht? Machen Ihnen Sehprobleme Kopfschmerzen? Vielleicht brauchen Sie nur eine gute Beratung, damit sich die Beschwerden bessern?

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Büroarbeit Heute
Büroarbeit Heute

An einem aufgeräumten Schreibtisch lässt es sich entspannter arbeiten.

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