Moderne Büro-Organisation

Aktualisiert: Mai 1

Tipps und Anleitungen für eine geordnete, effiziente Büroarbeit



Wer als "Büromensch" nicht jeden Tag über die neue Flut von E-Mails und Aufgaben stöhnt, hat entweder eine/en Assistenten oder verfügt über die notwendigen Tools, wie Zeitmanagement und optimale Arbeitsabläufe.


Gehen wir davon aus, dass Du nicht zu dieser bevorzugten Personengruppe gehörst.


Ich erinnere mich noch lebhaft an meine letzten 20 Jahre in der Personalarbeit eines Konzerns. Um nicht im Schreibtischchaos zu ertrinken wandte ich damals u.a.

To-Do-Listen und Checklisten an. Die erzielten Vorteile liegen auf der Hand:

Ich visualisiere damit

  • meine aktuellen, täglich neu einkommenden Aufgaben

  • meine Standardaufgaben, für die es klare Qualitätsvorgaben gibt

  • meine Aufgaben nach Prioritäten

Man muss sich das wie einen "Einkaufszettel" vorstellen, der auch ein "Laufzettel" sein kann, an dem mehrere Kollegen arbeiten.


Inzwischen haben in den Büros moderne Arbeitsmittel Einzug gehalten, die auch "Visuell Boards" genannt werden.

Warum setzt man diese ein? Alle Informationen sind auf einen Blick erkennbar - für den Boss, die Mitarbeiter, die Kollegen...

Methoden, die Ziele des Unternehmens zeitgerecht zu erreichen, sind vielfältig. Aber eins haben alle heute gemeinsam:

Sie vermitteln Informationen auf

  • einfache,

  • nachvollziehbare,

  • gut sichtbare,

  • leicht verständliche Weise.

Vorteile dieser Arbeitsweise?

Ganz klar: alle am Projekt beteiligten sind auf dem gleichen, aktuellen Stand. Somit ist klar, welche Rolle wer mit welchen Aufgaben bis wann zu erledigen hat. Nicht nur der Boss ist damit im Boot, die Mitarbeiter können rechtzeitig den Schalter drücken, wenn es "brennt".


Diese modernen Arbeitsmittel unterstützen unseren immer hektischer werdenden Büroalltag und, vor Allem: wir erzielen damit bessere Unternehmensergebnisse. Nutzen wir sie jetzt.




Effektive Büroorganisation entsteht immer erst dann, wenn ich für den täglichen "Wahnsinn" gerüstet bin. Dazu gehört auch, dass ich meine Ablage täglich ordne, nicht nur ab und zu, bis der Schreibtisch überläuft und ich nichts mehr finde.


  • Überfüllte Postkörbchen?

  • Sollte es nicht geben, täglich ordnen, erledigen

  • überquellendes E-Mail-Postfach

  • täglich die unerledigte Post markieren und

  • Aufgaben daraus in Ordner schieben

  • Ordner anlegen,

  • Aufgaben priorisieren

  • alte, längst auszurangierende Aktenordner

  • durchsehen und nach Aufbewahrungsfristen checken

  • nicht mehr benötigte Unterlagen archivieren oder in Shredder geben (lassen)

  • nach Tätigkeitsfelder beschriften

  • visuell farblich abgrenzen, leichter zu finden

  • unsortiertes Büromaterial im Schrank

  • aussortieren

  • in den Müll

  • ins Archiv

  • Werbeprospekte, die keiner mehr liest, ab in den Mülleimer

  • leere Kaffeetassen - Teeküche?

  • Büropflanzen

  • bitte regelmäßig pflegen

  • ggf. Pflanzenpaten bestimmen, so muss jeder mal gießen ;-)





Aufräumen statt Suchen!


Stell Dir vor, Du kommst Morgens in Dein Büro, schließt Deine Büroschränke auf, setzt Dich an Deinen Schreibtisch und ....was siehst Du?


  • den Bildschirm

  • Dein Telefon

  • die Kaffeetasse von gestern Nachmittag

  • Deine Büropflanze auf der Fensterbank, die die Blätter hängen lässt

  • den Postkörbchen-Turm, der leider seit Tagen immer voller wird

  • 3 Aktenordner, die eigentlich in den Schrank gehören

  • ...

O.K.!

Das kann man so lassen - aber ich wette darauf, dass Du Dich heute Morgen nicht gut fühlen wirst. Du bist jetzt schon gestresst, wenn Du das siehst. Du fühlst, wie die Angst vor weiteren 33 neuen E-Mails in Dir hochkriecht. Du möchtest Dir jetzt am Liebsten erst mal in der Teeküche einen frischen Kaffee machen, um dieses Wahnsinnsbüro zu überleben.

Das Telefon klingelt, der Rechner fährt hoch und Dein Blutdruck auch.


O.K.

Das lassen wir nicht so!!!!!

Das geht anders besser.


Mach die Augen zu und stell Dir folgendes Szenario vor:

  • Du kommst morgens in Dein Büro.

  • Du lüftest mindestens 5 Minuten, indem Du das Fenster weit öffnest (falls keine Klimaanlage eingebaut ist)

  • Du hängst Deine Jacke auf und stellst den Rechner an.

  • Dein Schreibtisch ist bis auf Tastatur und Telefon clean. Aufgeräumt. Leer.

  • Und Deine Büropflanze, die Du Dir letzte Woche gegönnt hast. Sieht gut aus!

  • Das Sonnenlicht strahlt seitlich auf den Schreibtisch und empfängt Dich mit einem Lächeln.

  • Du gehst in die Teeküche und holst Dir einen frisch duftenden Kaffee. Göttlich. Der Tag kann kommen!

  • Du schließt Deine Büroschränke auf, die Schreibtischschubladen auch und sortierst Deinen Schreibtisch, wie jeden Morgen, neu

  • Die Ablage von gestern ist übersichtlich

Weil:

  • Du arbeitest vermehrt papierlos und brauchst keine großen Ablageberge mehr

  • Der Laserdrucker wird immer weniger benutzt, weil Dokumente digital verarbeitet werden

  • Du legst E-Mails digital oder in E-Mailordner und nicht als Ausdruck ab

  • Posttüten für den internen Postverkehr werden seltener benutzt

  • Aktenordner sind farblich und somit übersichtlich und aktuell sortiert

  • Die Aufbewahrungsfristen helfen Dir, unnötigen Schriftverkehr rechtzeitig zu entsorgen (entsorgen lassen)

  • Du hältst Dich an die Clean-Desk-Policy des Unternehmens


Und wie schaffst Du in Zukunft diesen Zustand?

Indem Du anfängst, jeden Nachmittag, bevor Du Dein Büro verlässt, den Schreibtisch aufzuräumen, nichts bleibt liegen, ich meine damit: NICHTS


  • Leg Unterlagen oder Unerledigtes in den Schrank, schließ ihn ab

  • Fahre den Rechner runter

  • Räum den Schreibtisch so auf, dass ein Kollege/eine Kollegin Morgenfrüh daran arbeiten könnte

  • Schau Dich um, ob noch irgendwelche Unterlagen auf Schränken oder Sideboards liegen, die da nicht hin gehören

  • Stell Dir vor, Du wärst die Raumpflegerin, die Dein Büro putzt...Du willst nicht mit Informationen in Berührung kommen, die intern/vertraulich sind

  • Schließ alles ein! Räum die Kaffeetasse in die Teeküche, erst dann kannst Du Dein Büro verlassen.

Der Stress vom Tag ist jetzt "vom Tisch" und Du kannst entspannt nach Hause gehen.




Aber auch im Laufe des Arbeitstages gibt es immer mal wieder 1-2 Minutenzeitfenster, die Dir erlauben, Klarschiff zu machen. (Minutenprinzip)


Räum schon mal all die Unterlagen dort hin, wo sie hin gehören, nicht auf den "großen Stapel" Ablage. Somit hast Du bereits Ordnung geschaffen.


E-Mail Postfach


Jeden Tag werden wir überrollt von der Flut zahlreicher E-Mails. Kollegen, Firmen, Partnerunternehmen, Werbung, sogar der Chef, etc. wollen etwas von Dir. Mein Tipp:

  • Sortiere die aktuellen E-Mails

  • Nur 2-3 mal pro Tag E-Mails lesen, nicht immer spontan, wenn eine neue rein kommt, das bringt Dich nur aus dem Konzept

  • Lege Dir E-Mail-Ordner an, die entsprechend Deiner Tätigkeiten oder Bereiche gekennzeichnet sind

  • Werbe-Post gleich löschen

  • E-Mails von unbekannten Absendern, vor Allem mit Anhang, vorsichtig behandeln, im Zweifel die IT-Abteilung fragen, nicht einfach öffnen, könnte eine Spam-Mail sein!

  • Versuche die E-Mailflut nach Prioritäten zu behandeln

  • manchmal ist ein kurzer Besuch beim Kollegen effizienter als eine E-Mail ;-)

Lass es nicht zu, dass sich innerhalb einer Woche 100 ungeöffnete E-Mails im Postfach stauen. Du wirst nicht mehr "Herr" darüber, es führt nur zu unnötigem Stress, denn wenn jemand nachfragt und Du erst nach der passenden E-Mail suchen musst...nicht schön.


gif

Noch ein weiterer Tipp:


Leg Routineaufgaben in die offenen Zeitfenster, die zwischendurch entstehen. Wichtige Aufgaben brauchen Konzentration und Zeit. Verschaffe Dir diese, in dem Du Dich dabei nicht von "diesen Routinen" ablenken lässt.


Du kennst am Besten Deine "Hochzeiten, an denen Du besonders konzentriert und dadurch effektiv bist. Versuche die wichtigen Abläufe genau in diese Fenster einzubauen, damit Dein Arbeitsergebnis perfekt wird.




Denk bei Deiner Arbeit aber auch ab und zu an Deine Gesundheit:


  • trink mindestens 2 Liter Mineralwasser am Tag verteilt, nicht nur Kaffee ;-)

  • Mach alle 30 Minuten Bildschirmpause, auch wenn es nur 1-2 Minuten sind, denk an Deine Augen

  • beweg Dich wann immer Du kannst

  • nimm die Treppe statt den Aufzug

  • lüfte jede Stunde für mindestens 5 Minuten das Büro: Fenster weit auf

  • stell Dir Büropflanzen ins Büro, die darfst Du pflegen, das macht gute Laune und außerdem gute Luft

  • versuche nicht zu viel Süßes zu naschen, das macht letztlich abhängig

  • stattdessen gerne Studentenfutter, geschnittenes Obst und Gemüse

  • steh auf, wenn das Telefon klingelt, das tut Deinem Körper gut

  • wenn möglich, einen höhenverstellbaren Schreibtisch anfordern

  • auf eine gute Bildschirmbrille achten, falls man Sehstörungen hat (KEINE Lesebrille)

  • den Schreibtisch so aufstellen, dass das Fenster oder die Deckenbeleuchtung den Bildschirm nicht blendet

Und:

  • Mithilfe einer Bildschirmarbeitsplatzanalyse kann man krankmachende Faktoren der Bildschirmarbeit erkennen und abschalten, melde Dich gerne bei mir.

  • Ich führe diese bei Dir am Arbeitsplatz durch. Sie dauert ca. 30-45 Minuten.

  • Für 40€ inkl. schriftlicher Auswertung erfährst Du, ob Dein Arbeitsplatz krankmachende Faktoren enthält oder ob alles im grünen Bereich ist.

  • Termine sind kurzfristig umsetzbar, auch jetzt in der Pandemie. Wir halten Abstand, sind getestet (geimpft) und beachten die Hygienestandards.




Was konnte ich Dir vermitteln?


  • Halte Deinen Arbeitsplatz aufgeräumt und ordentlich

  • Sorge für Dich, Deine Gesundheit ist der Garant für erfolgreiche Zielerfüllung

  • Arbeite soviel wie möglich digital

  • Lass den Drucker aus, so oft es geht

  • Halte Dein E-Mail-Postfach aufgeräumt

  • Kümmere Dich um Deine Büropflanzen, sie entspannen Dich

  • Schaffe Dir eine angenehme Büroatmosphäre

  • Mach öfters, kleine Bildschirmpausen

  • Statt E-Mail auch mal den Kollegen besuchen

  • Denk an den idealen Schreibtischstandort

  • Vielleicht kann Dir Dein Chef einen höhenverstellbaren Schreibtisch geben

  • Geh alle 3-5 Jahre zur Betriebsärztin - Augentest - oder alle 2 Jahre zu Deinem Augenarzt

  • Beachte die Aufbewahrungsfristen

  • Halte Deine Aktenordner auf den aktuellen Stand und mach sie visuell sichtbar

  • Frag Deinen Chef nach Weiterbildungsmöglichkeiten - sie bringt Dich voran

  • Frag Deinen Chef, ob Du Deinen Hund mitbringen kannst, in vielen Firmen ist das längst möglich

  • Trink genug und iss viel Obst

So, ich glaube, ich habe jetzt genug Weisheiten von mir gegeben.

Da ich meine langjährigen Erfahrungen während meiner Vollzeit als Personalerin inzwischen gut überstanden habe, kann ich ja leicht reden - deshalb weiß ich wo die Fallstricke sind:

Ich möchte, dass Du es Dir im Büro gut gehen lässt. So wenig wie möglich Stress, mehr Lachen, mehr Entspannung.


Das ist nicht immer einfach, man ist aber selbst seines Glückes Schmied.


Versuch locker zu bleiben, die digitale Bürowelt ermöglicht es Dir immer mehr.

Nutze sie intensiv. ;-))


  • Wenn Du Fragen oder Anregungen hast,

  • wenn Du kompetente Unterstützung brauchst,

  • wenn ich Dich coachen darf,

  • wenn Du wissen willst, ob Deine Büroarbeit (auch Homeoffice) effizient genug ist oder krank macht,

  • wenn Du kurz vor einem Burnout stehst...


...dann komm jetzt vertrauensvoll auf mich zu. Ich bin für Dich da.

Deine Conny Weckauff





1 Ansicht0 Kommentare