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Warum gibt es Ordnungscoachs?

Verschiedenste Belastungsfaktoren in Familien

sowie verdichtete Arbeitsbedingungen in Büros

lassen systematisches Aufräumen und Ordnung halten

heutzutage zu einer Herausforderung werden.


Fehlende Zeit, ständige Erreichbarkeit, hohe Erwartungshaltung auch an sich selbst und der sozialen wie beruflichen Umgebung erzeugen künstliche Prioritäten, wozu Aufräumen eher das Schlusslicht bildet.


Wer von sich aus nicht zu den "Ordentlichen" gehört, wird sich mit Aufräumen und Sortieren immer schwer tun.


Egal, ob im Unternehmen, am Schreibtisch, in Abstellräumen, in der Küche oder im Kinderzimmer.



"...holst Du die Kleine heute Nachmittag ab? Ich schaffe das heute nicht, Meeting, du weißt!"

So oder so ähnlich klingen Absprachen in Familien. Die Eltern sind beruflich eingespannt und stehen deshalb unter Zeitdruck. Die Kids möchte man gut betreut wissen und Befürchtungen machen sich breit, hier etwas zu verpassen oder falsch zu machen, denn die gemeinsame Zeit ist knapp bemessen!


Eine Doppelbelastung von Familien/bei Alleinerziehenden grenzt den freien Zeitraum fürs "Aufräumen" erheblich ein.


Als ich zum 1. Mal Mutter wurde, das war Ende der Siebziger, war diese Art von Stress noch nicht so verbreitet. Kinder gingen bis mittags in den Kindergarten oder in die Schule, von Ganztagsschulen waren wir noch weit entfernt. Als Vollzeit-Mutter hatte ich genug Zeit, mich um den Haushalt zu kümmern, denn der Mann machte i.d.R. Karriere und war eher für Outdooraufgaben ums Haus verantwortlich.

  • Wohnung aufräumen

  • in den Schränken Ordnung halten

  • Kleiderschrank aufräumen

  • Küchenschränke einräumen

  • Kleider- und Schuhpflege

  • Einkaufen & Vorratshaltung

  • tägliche Versorgung durch Kochen & Backen

  • Elternsprechtag oder Kindergeburtstag durchführen

Das waren "sogenannte Hauptaufgaben" der Frauen in den 80ern. Diese Tätigkeiten sind nach wie vor auch 2022 in vielen Familien verstärkt Frauensache!


Das ist kein Makel und meinerseits keine Kritik an "unsere Männer". Auf keinen Fall! Die Erziehungsberechtigten sind durch Job, Homeoffice, kranke Kinder, fehlenden Support durch Oma und Opa, Dienstreisen, Karriereplanungen etc. stark eingespannt, alles gut unter einen Hut zu bekommen.


Stress von außen


Die künstlichen Anforderungen, z.B. auch durch die Flut über Sozial Media-Beiträge, wo scheinbar diese Welt so gut gelingt, erhöht den Druck auf die Familie.


Hinzu kommen die Sorgen der Alleinerziehenden, die diese Aufgaben allein stemmen müssen.


Was resultiert aus unserer gesellschaftlichen Form, wie sie heute in den meisten Fällen in Familien gelebt wird?



Die Familienzeit hat Priorität.

Aufräumen und Ordnung halten gehört nicht dazu.


Ganz einfach:

Was macht die Familie vordergründig glücklicher?

  • ein aufgeräumtes Zuhause oder die gemeinsame Radtour an den Baggersee?

  • eine aufgeräumte Schublade oder ein Kindergeburtstag mit Eisstockschießen?

  • ein durchdachter, aufgeräumter Keller oder die selbstgebastelte Laterne?

  • die sortierte Garage oder der Sportnachmittag mit den Kids?


24 Stunden lassen sich nur einmal verplanen!

Wem oder wofür gebe ich meine wertvolle Zeit?


NICHT FÜR AUFRÄUMEN UND ORDNUNG HALTEN!


Eine ganz klare Aussage einer zweifachen Mutter, die sich beruflich im Homeoffice befindet und die Unordnung zuhause auch noch visuell stündlich vor Augen hat und es aber zeitlich nicht schaffen kann, hier die üblichen Bedürfnisse der Familie zu befriedigen.


  • Der Ehemann ist beruflich eingespannt, so dass er nur 2mal pro Woche vor 20 Uhr zuhause ist.

  • Die beiden Schulkinder kommen nachmittags nachhause und sind nur müde und haben Hunger.

  • Die Katze möchte rein und kratzt an der Haustür.

  • Die Waschmaschine ruft und man müsste sie mal ausräumen.

  • Der Kühlschrank beherbergt Nudeln von gestern und eine Banane. Einkaufen wäre nicht schlecht...

  • Hausaufgaben sind noch nicht gemacht.


....der tägliche Kampf um Prioritäten, Wertschätzung und Respekt macht müde und motiviert nicht, "den Vorratsraum auszuräumen" Diese Zeit ist einfach und schlichtweg kaum da!



Was macht das mit uns?


Gerade in Familien macht sich dauerhafte Unordnung unmittelbar bemerkbar und überfordert alle.


  • Jeden Tag erinnert uns die unaufgeräumte Küche daran, dass sich hier etwas ändern muss, aber wie und wann? Sie ist überfüllt mit vielen unnützen Sachen und was man sucht, findet man nicht gleich.

  • Jeden Tag ist die Familie überfordert und steckt in einer Stressschleife. Unzufriedenheit macht schlechte Stimmung.

  • Jeden Tag stresst uns die übervolle Schublade, in der man eigentlich nichts mehr findet, obwohl alles da ist. Wer kann das bitte mal aufräumen!

  • Jeden Abend regen wir uns über ein unaufgeräumtes Kinderzimmer auf, weil die Zeit fehlt, mit den Kids verständnisvolle Absprachen zu treffen. Das wollte man schon letztens machen...

  • Jeden Tag regt einen die unsortierte Garage auf, in die der PKW schon seit Monaten nicht mehr reinpasst, weil man die Zeit fürs Aufräumen und Ausmisten terminlich nicht hinbekommt.

  • Jede Woche erinnert uns der Schreibtisch an die Steuerunterlagen, die nicht fertig sind.

  • und so weiter....!!!


Unzufriedenheit und Streitbarkeit macht sich in der Familie breit und belastet nicht nur die Beziehung sondern auch das Eltern/Kind-Verhältnis.


  • Jeden Tag ermahnen wir die Kids, endlich ihr Zimmer in Ordnung zu halten.

  • Jeden Abend versuchen wir verzweifelt sie zu animieren, im Haushalt mal mitzuhelfen.

  • Jedes Wochenende wollen die Kids Zeit mit den Eltern verbringen, aber es ist während der Woche so viel liegen geblieben, wobei die Kids andere Interessen haben und sich verweigern.


Wichtig:

Wenn Familienregeln nicht vereinbart worden sind, deshalb fehlen und die Hausarbeit an einer Person "hängen" bleibt, kommt ständig Frust auf und der Familiensegen hängt bald richtig schief.


Wie ändern wir diese unglückliche Situation?

  • Jeder muss über seine Probleme ehrlich sprechen.

  • Alle Beteiligten sollen berichten, wie sie mit was bisher zum Familienleben beigetragen haben.

  • Jeder berichtet, was ihn besonders stört.

  • Jeder macht Vorschläge, wie es besser laufen könnte.

  • Jeder zeigt auf, wie viel Zeit er einbringen kann.

  • Jeder beschreibt, was er besonders gut kann.

  • Jeder erzählt, wie er sich eine harmonischere Familienzeit vorstellt.

Die Fakten führen wir zusammen und fassen daraus:

  • Entschlüsse fassen,

  • Regeln vereinbarten,

  • Maßnahmen umsetzen und

  • mögliche Ergebnisse feiern.


Entschlüsse (Regeln) können beispielsweise sein:

  • Der Sohn wird ab sofort die Gartenarbeit mit übernehmen, in dem er Rasen mäht, sich um die Bio-Mülltonne kümmert, das Gartenhaus in Ordnung hält.

  • Die Tochter übernimmt ab sofort die Arbeit mit der Schmutzwäsche, in dem sie diese sortiert, Waschmaschine und Trockenvorgang selbständig beaufsichtigt und dafür sorgt, dass die saubere Wäsche in die Zimmer kommt.

  • Die Kids übernehmen das Aufräumen und Ordnung halten ihrer Bereiche ab sofort selbständig und reinigen die Zimmer auch.

  • Der Vater übernimmt die groben Arbeiten und das Sauberhalten im Garten und Keller, Garage und sorgt für Getränkenachschub und den Hausmüll.

  • Die Mutter sorgt für Einkäufe, Hausreinigung und die Ordnung in den Schränken.


Jetzt müssen die Maßnahmen umgesetzt werden.


  • Die Kinderzimmer werden im Beisein der Kids inspiziert und neue Regeln zum Aufräumen vereinbart. Eine Grund-Aufräum-Aktion findet mit den Kids gemeinsam statt.

  • Die Schränke und Räume erhalten, gemeinsam mit dem Ordnungscoach, ein neues Layout, dass das Ordnung halten einfacher macht.

  • Der Kellerbereich wird gemeinsam mit dem Hausherrn neu sortiert, damit das Aufräumen leichter fällt.

  • Genau so verfahren wir mit Garage/Gartenhaus...


Die Ergebnisse aus dieser Aufräumaktion sehen gut aus:


  • Jedes Familienmitglied orientiert sich ab sofort an den optimierten Verhältnissen in der Wohnung, im Haus, im Gartenbereich, weil systematische Ordnung vorgefunden wird.

  • Eine motivierte Haltung kann sich allein daraus entwickeln, dass jetzt jeder seinen Platz in der Familienorganisation erkennt und sie zeitlich umsetzen kann, weil vereinbart.

  • Diskussionen über fehlendes, schlechtes Verhaltensmanagement oder unaufgeräumte Bereiche dürften jetzt ersatzlos entfallen.

  • Absprachen innerhalb der Familie können aufgrund der vereinbarten Regeln besser laufen.

  • Regeln können jederzeit wieder neu verhandelt werden, wenn sich äußere Faktoren ändern.




FAZIT Warum macht ein Ordnungscoach bei Familien Sinn?


Familien, die grundsätzlich bereit sind, an ihrem glücklichen Zusammenleben zu arbeiten, aber bisher an Unordnung und Stresssituationen, die daraus entstanden sind, gescheitert sind, haben die Chance, mit Hilfe des Coaches eine positive Veränderung der bisherigen Ordnungssysteme und somit in der Familie zu bewirken.



 


Thema 2


Warum macht ein Ordnungscoach in Unternehmen Sinn?


Unordentliche Büros und Schreibtische behindern eine effektive Büroarbeit und schmälern nachweislich den Output und die Kundenbindung.


Wer noch immer glaubt, dass ein überladener Schreibtisch von Aktionismus und freudigen Arbeitsergebnissen erzählt, liegt leider falsch.


Früher einmal war es sogar schick, seinen Schreibtischbereich so aussehen zu lassen, dass man vor lauter Ablageberge und Wiedervorlagemappen die Tastatur nicht mehr fand. Der Bildschirm war voll geklebt, bestenfalls auch mit dem Postit, auf dem das Passwort stand..."dieser Mitarbeiter ist soooo beschäftigt!"


Schlichtweg hatte es damit zu tun, dass wir in die üblichen Kommunikationswege und Abläufe sowie die Dokumentenbearbeitung lange noch mit Drucker und Fax erledigt haben.

Eine papierlose Bearbeitung, Archivierung durch eine organisierte Dateiablage hat sich erst in den letzten 10 Jahren durch gesetzt. Begonnen haben damit die Konzerne, die Abläufe optimiert und vorgegeben haben. In kleinen Unternehmen - in Handwerksbetrieben und bei Selbständigen kommt diese Erkenntnis leider erst langsam an.



In vielen Kleinbetrieben und besonders in Handwerksbetrieben fehlt oftmals eine fachliche Bürokraft, die ausschließlich in Vollzeit für den reibungslosen Ablauf der Administration sorgt.


  • Eingangspost und eingehende Anfragen

  • Bearbeitung der eingehenden Mails

  • Anfragen bearbeiten

  • Angebote schreiben und versenden

  • Arbeitsaufträge bearbeiten

  • Rechnungen schreiben

  • Fristen einhalten

  • Vorbereitende Steuererklärung

  • Archiv betreuen

  • Kundentermine organisieren und priorisieren

  • etc....


Hinzu kommen zusätzliche Aufgaben im Bereich Personalwesen, wie Rekrutierung, Betreuung und Einstellungs- wie Austrittsmanagement, die eigentlich in das Personalwesen gehören.


Die Arbeitsdichte, weil Kunden alles sofort erledigt haben wollen, machen täglich zusätzlichen Stress.


Was folgt, ist eine unübersichtliche Büroorganisation, weil dafür keine Zeit mehr übrig ist.


> Daraus wiederum entstehen aber negative Ergebnisse, die für Kunden und schlussendlich für den Betreib schädigend sein können.


Aus diesem Teufelskreis kann man nur mit effektiver, systematisch optimierter Büroorganisation kommen, wie z.B. mit:


  • Die Ablaufprozesse beleuchten und ggf. optimieren

  • Das Formularwesen sollte nach fest gelegten Qualitätsstandards ausgewiesen werden

  • Die Fristen (wieviel Tage braucht eine Kundenrückmeldung? etc.) müssen ebenfalls klar fest gelegt und kommuniziert werden

  • Email-Verkehr und Emaildokumentation muss einheitlich geregelt sein

  • Rechner-Laufwerke und Dateiübersicht werden vorgegeben

  • Digitalisierung wird fest gelegt

  • Reklamationsmanagement sollte nicht fehlen

  • Kommunikationswege müssen transparent sein

  • Archivierung oder Vernichtung von Unterlagen muss standardisiert sein

  • Werbung und Akquise sollten als Standards fest gelegt werden

  • Sicherheitsaspekte sind den Mitarbeitern bekannt (Compliance-Management-System und DSGVO, Desk-Clean-Maßnahmen etc.)

  • Wer schreibt Austrittszeugnisse?

  • Mitarbeitermotivationsmaßnahmen sollten installiert werden, Gesundheitstage, Leasing-Fahrrad, Job-Ticket, kostenfreie Obstangebote in der Kantine, Mitarbeiter-Kind-Büro, etc.)

  • Firmenphilosophie sollte den Mitarbeitern bekannt sein


Gib es Lösungsansätze?

Was würde ich als Ordnungscoach checken?


  • Die Überprüfung der üblichen Büroabläufe (Kundenmanagement)

  • welchen Aufwand benötigt man für welche Vorgänge, wie wird bisher verfahren?

  • Abgleich der bisherigen Formulare (Dokumentenmanagement)

  • gibt es bereits einheitliches Management und wie wird es gelebt?

  • Qualitätsmanagement im Büro (Fristen, Internet, DSGO, IT-Sicherheit etc.)

  • Frist der Rückmeldung beim Kunden

  • Frist Bearbeitung der Arbeitsaufträge

  • Frist Erledigung der Terminanfrage

  • Seminare DSGVO oder IT-Sicherheit Standard?

  • Kundenzufriedenheit messen (Feedbacks)

  • gibt es bereits ein Feedbackmanagement? Internet?

  • Archivierung und Dokumentenvernichtung (Verjährungsfristen)

  • sind die Büromitarbeiter in Kenntnis gesetzt, wie sie hier verfahren müssen?

  • einheitliches Formularwesen einsetzen (Dokumentenbezeichnungen einführen)

  • Fachkräfte (Personalarbeit) für Sonderaufgaben beauftragen (Externes Management)

  • Betriebliches Vorschlagwesen ggf. einführen, Produktionsbetriebe mit mehr als 100 MA

  • Mitarbeiter motivieren (Motivationsmaßnahmen einführen, Personalentwicklung)


FAZIT:


Der Geschäftserfolg eines Unternehmens, egal wie groß es ist, hängt eng


  • mit der systematischen, gut installierten Büroorganisation

  • mit der sehr guten Motivation der Mitarbeiter

  • dem zur Verfügung stehenden Qualitätsmanagement

  • den vorgegebenen, standardisierten Abläufen

  • den bekannten Sicherheitsstandards

  • den Motivationsmaßnahmen des Betriebes

  • der eingehaltenen Informationstransparenz

  • den eingehaltenen Unternehmensleitzielen

zusammen!


Viele dieser Punkte können Unternehmen, die bisher hier Defizite erkannt haben, durch Fachleute optimieren lassen.


Personalsachbearbeiter wie ich sind bsp. in der Lage, in den genannten Bereichen fachliche Unterstützung auf Zeit zu leisten.


Denn die Büromitarbeiter*innen, die sich jeden Tag durch die Dokumentenflut kämpfen, sollten unterstützt werden.


Die Firmenerfolgsgeschichte wird dann geschrieben, wenn motivierte Mitarbeiter in einem Umfeld arbeiten, das durch geprüfte Firmenstandards bestätigt wird.


Schreiben Sie mir gerne Ihren Kommentar. Für Kritik und Lob bin ich immer offen.


Ihre Conny Weckauff von LIEBER-ORDENTLICH


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