Effiziente Ergebnisse im Büroalltag können durch Übersicht und Struktur verbessert werden. Ich zeig Dir, wie´s geht.
Wer als "Büromensch" nicht jeden Tag über die neue Flut von E-Mails und Aufgaben stöhnt, hat entweder eine/en Assistenten oder verfügt über die notwendigen Tools, wie gutes Zeitmanagement und optimale, eingespielte Arbeitsabläufe.
Ich erinnere mich noch lebhaft an meine letzten 20 Jahre in der Personalarbeit eines Konzerns. Um nicht im Schreibtischchaos zu ertrinken, wandte ich damals u.a.
To-Do-Listen und Checklisten an. Eingehende E-Mails werden sofort eingeteilt in wichtig, Mülleimer, später und morgen. Die erzielten Vorteile liegen auf der Hand:
Ich visualisiere damit
meine aktuellen, täglich neu einkommenden Aufgaben
meine Standardaufgaben, für die es klare Qualitätsvorgaben gibt
meine Aufgaben nach Prioritäten
Man muss sich das wie einen "Einkaufszettel" vorstellen, der auch ein "Laufzettel" sein kann, an dem mehrere Kollegen arbeiten.
Inzwischen haben in den Büros moderne Arbeitsmittel Einzug gehalten, die auch "Visuell Boards" genannt werden.
Warum setzt man diese ein? Alle Informationen sind auf einen Blick erkennbar - für den Boss, die Mitarbeiter, die Kollegen...
Methoden, die Ziele des Unternehmens zeitgerecht zu erreichen, sind vielfältig. Aber eins haben alle heute gemeinsam:
Sie vermitteln Informationen auf
einfache,
nachvollziehbare,
gut sichtbare,
leicht verständliche Weise.
Vorteile dieser Arbeitsweise?
Ganz klar: alle am Projekt beteiligten sind auf dem gleichen, aktuellen Stand. Somit ist klar, welche Rolle wer mit welchen Aufgaben bis wann zu erledigen hat. Nicht nur der Boss ist damit im Boot, die Mitarbeiter können rechtzeitig den Schalter drücken, wenn es "brennt".
Diese modernen Arbeitsmittel unterstützen unseren immer hektischer werdenden Büroalltag und, vor Allem: wir erzielen damit bessere Unternehmensergebnisse. Nutzen wir sie jetzt.
Effektive Büroorganisation entsteht immer erst dann, wenn ich für den täglichen "Wahnsinn" gerüstet bin. Dazu gehört auch, dass ich meine Ablage täglich ordne, nicht nur ab und zu, bis der Schreibtisch überläuft und ich nichts mehr finde.
Überfüllte Postkörbchen?
Sollte es nicht geben, täglich ordnen, erledigen
überquellendes E-Mail-Postfach
täglich die unerledigte Post markieren und
Aufgaben daraus in Ordner schieben
Ordner anlegen
Aufgaben priorisieren
sofort entscheiden, welche Prio diese Email hat
alte, längst auszurangierende Aktenordner
durchsehen und nach Aufbewahrungsfristen checken
nicht mehr benötigte Unterlagen archivieren oder in Shredder geben (lassen)
nach Tätigkeitsfelder beschriften
visuell farblich abgrenzen, leichter zu finden
unsortiertes Büromaterial im Schrank
aussortieren
in den Müll
ins Archiv
Werbeprospekte, die keiner mehr liest, ab in den Mülleimer
leere Kaffeetassen - Teeküche?
Büropflanzen
bitte regelmäßig pflegen
ggf. Pflanzenpaten bestimmen, so muss jeder mal gießen ;-)
Aufräumen statt Suchen!
Stell Dir vor, Du kommst Morgens in Dein Büro, schließt Deine Büroschränke auf, setzt Dich an Deinen Schreibtisch und ....was siehst Du?
den Bildschirm
Dein Telefon
die Kaffeetasse von gestern Nachmittag
Deine Büropflanze auf der Fensterbank, die die Blätter hängen lässt
den Postkörbchen-Turm, der leider seit Tagen immer voller wird
3 Aktenordner, die eigentlich in den Schrank gehören
...
O.K.!
Das kann man so lassen - aber ich wette darauf, dass Du Dich heute Morgen nicht gut fühlen wirst. Du bist jetzt schon gestresst, wenn Du das siehst. Du fühlst, wie die Angst vor weiteren 33 neuen E-Mails in Dir hochkriecht. Du möchtest Dir jetzt am Liebsten erst mal in der Teeküche einen frischen Kaffee machen, um dieses Wahnsinnsbüro zu überleben.
Das Telefon klingelt, der Rechner fährt hoch und Dein Blutdruck auch.
O.K.
Das lassen wir nicht so!!!!!
Das geht anders besser.
Mach die Augen zu und stell Dir folgendes Szenario vor:
Du kommst morgens in Dein Büro.
Du lüftest mindestens 5 Minuten, indem Du das Fenster weit öffnest (falls keine Klimaanlage eingebaut ist)
Du hängst Deine Jacke auf und stellst den Rechner an.
Dein Schreibtisch ist bis auf Tastatur und Telefon clean. Aufgeräumt. Leer.
Und Deine Büropflanze, die Du Dir letzte Woche gegönnt hast. Sieht gut aus!
Das Sonnenlicht strahlt seitlich auf den Schreibtisch und empfängt Dich mit einem Lächeln.
Du gehst in die Teeküche und holst Dir einen frisch duftenden Kaffee. Göttlich. Der Tag kann kommen!
Du schließt Deine Büroschränke auf, die Schreibtischschubladen auch und sortierst Deinen Schreibtisch, wie jeden Morgen, neu
Die Ablage von gestern ist übersichtlich
Weil:
Du arbeitest vermehrt papierlos und brauchst keine großen Ablageberge mehr
Der Laserdrucker wird immer weniger benutzt, weil Dokumente digital verarbeitet werden
Du legst E-Mails digital oder in E-Mailordner und nicht als Ausdruck ab
Posttüten für den internen Postverkehr werden seltener benutzt
Aktenordner sind farblich und somit übersichtlich und aktuell sortiert
Die Aufbewahrungsfristen helfen Dir, unnötigen Schriftverkehr rechtzeitig zu entsorgen (entsorgen lassen)
Du hältst Dich an die Clean-Desk-Policy des Unternehmens
Und wie schaffst Du in Zukunft diesen Zustand?
Indem Du anfängst, jeden Nachmittag, bevor Du Dein Büro verlässt, den Schreibtisch aufzuräumen, nichts bleibt liegen, ich meine damit: NICHTS
Leg Unterlagen oder Unerledigtes in den Schrank, schließ ihn ab
Fahre den Rechner runter
Räum den Schreibtisch so auf, dass ein Kollege/eine Kollegin Morgenfrüh daran arbeiten könnte
Schau Dich um, ob noch irgendwelche Unterlagen auf Schränken oder Sideboards liegen, die da nicht hin gehören
Stell Dir vor, Du wärst die Raumpflegerin, die Dein Büro putzt...Du willst nicht mit Informationen in Berührung kommen, die intern/vertraulich sind
Schließ alles ein! Auch Deinen Schreibtischcontainer.
Räum die Kaffeetasse in die Teeküche, erst dann kannst Du Dein Büro verlassen.
Der Stress vom Tag ist jetzt "vom Tisch" und Du kannst entspannt nach Hause gehen.
Aber auch im Laufe des Arbeitstages gibt es immer mal wieder 1-2 Minutenzeitfenster, die Dir erlauben, Klarschiff zu machen. (Minutenprinzip)
Räum schon mal all die Unterlagen dort hin, wo sie hin gehören, nicht auf den "großen Stapel" Ablage. Somit hast Du bereits Ordnung geschaffen.
E-Mail Postfach
Richte Dir feste Email-Zeiten ein, am Besten max. 3/Tag
Erstelle Dir div. Ordner, die Deinen Tätigkeitsbereich entsprechen
E-Mails, die Du nicht sofort beantworten kannst, bleiben offen
Nachrichten, die bereits bearbeitet wurden, kommen in einen dafür vorgesehenen Ordner
Werbemails werden gelöscht und vernichte
bevor Du nachhause gehst, schaust Du noch in Dein Postfach, auch in Deinen Terminkalender, um keine anstehenden Termine zu verpassen, so bereitest Du Dich befreits auf den nächsten Tag vor und hast den Kopf frei
Achte auf Werbemails mit ANHANG ODER LINK - bei Unsicherheit den IT kontaktieren oder löschen, nicht öffnen, es könnte sich um Spam oder Trojaner handeln!
Noch ein weiterer Tipp:
Leg Routineaufgaben in die offenen Zeitfenster, die zwischendurch entstehen.
Wichtige Aufgaben brauchen Konzentration und Zeit.
Verschaffe Dir diese, in dem Du Dich dabei nicht von "diesen Routinen" ablenken lässt.
Du kennst am Besten Deine TOP-Zeiten, an denen Du besonders konzentriert und dadurch effektiv bist. Versuche die wichtigen Abläufe genau in diese Fenster einzubauen, damit Dein Arbeitsergebnis perfekt wird.
Denk bei Deiner Arbeit aber auch ab und zu an Deine Gesundheit:
trink mindestens 2 Liter Mineralwasser am Tag verteilt, nicht nur Kaffee ;-)
Mach alle 30 Minuten Bildschirmpause, auch wenn es nur 1-2 Minuten sind, denk an Deine Augen
beweg Dich wann immer Du kannst
nimm die Treppe statt den Aufzug
lüfte jede Stunde für mindestens 5 Minuten das Büro: Fenster weit auf
stell Dir Büropflanzen ins Büro, die darfst Du pflegen, das macht gute Laune und außerdem gute Luft
versuche nicht zu viel Süßes zu naschen, das macht letztlich abhängig
stattdessen gerne Studentenfutter, geschnittenes Obst und Gemüse
steh auf, wenn das Telefon klingelt, das tut Deinem Körper gut
wenn möglich, einen höhenverstellbaren Schreibtisch anfordern
auf eine gute Bildschirmbrille achten, falls man Sehstörungen hat (KEINE Lesebrille)
den Schreibtisch so aufstellen, dass das Fenster oder die Deckenbeleuchtung den Bildschirm nicht blendet
Was konnte ich Dir vermitteln?
Halte Deinen Arbeitsplatz aufgeräumt und ordentlich
Sorge für Dich, Deine Gesundheit ist der Garant für erfolgreiche Zielerfüllung
Arbeite soviel wie möglich digital
Lass den Drucker aus, so oft es geht
Halte Dein E-Mail-Postfach aufgeräumt
Kümmere Dich um Deine Büropflanzen, sie entspannen Dich
Schaffe Dir eine angenehme Büroatmosphäre
Mach öfters, kleine Bildschirmpausen
Statt E-Mail auch mal den Kollegen besuchen
Denk an den idealen Schreibtischstandort
Vielleicht kann Dir Dein Chef einen höhenverstellbaren Schreibtisch geben
Geh alle 3-5 Jahre zur Betriebsärztin - Augentest - oder alle 2 Jahre zu Deinem Augenarzt
Beachte die Aufbewahrungsfristen
Halte Deine Aktenordner auf den aktuellen Stand und mach sie visuell sichtbar
Frag Deinen Chef nach Weiterbildungsmöglichkeiten - sie bringt Dich voran
Frag Deinen Chef, ob Du Deinen Hund mitbringen kannst, in vielen Firmen ist das längst möglich
Trink genug und iss viel Obst
So, ich glaube, ich habe jetzt genug Weisheiten von mir gegeben.
Da ich meine langjährigen Erfahrungen während meiner Vollzeit als Personalerin ganz gut überstanden habe, kann ich ja leicht reden - deshalb weiß ich wo die Fallstricke sind:
Ich möchte, dass Du es Dir im Büro gut gehen lässt. So wenig wie möglich Stress, mehr Lachen, mehr Entspannung.
Das ist nicht immer einfach, man ist aber selbst seines Glückes Schmied.
Versuch locker zu bleiben, die digitale Bürowelt ermöglicht es Dir immer mehr.
Nutze sie intensiv. ;-))
Wenn Du Fragen oder Anregungen hast,
wenn Du kompetente Unterstützung brauchst,
wenn ich Dich coachen darf,
wenn Du wissen willst, ob Deine Büroarbeit (auch Homeoffice) effizient genug ist oder krank macht,
wenn Du kurz vor einem Burnout stehst...
...dann komm jetzt vertrauensvoll auf mich zu. Hol Dir jetzt ein unverbindliches Angebot.
Achte auf Dich und Deine Gesundheit am Bildschirm, falls Du ergonomische Beratung gebrauchen kannst, melde Dich bei mir, als ausgebildete Sicherheitsbeauftragte bin ich durch die Berufsgenossenschaft qualifiziert.
Deine Conny Weckauff,
seit 2020 Ordnungscoach im Rhein-Sieg-Kreis und weit darüber hinaus.